He escrito el libro «Recupera tu vida. Gestiona tu tiempo y tu energía». No sólo es un libro de gestión del tiempo al uso, sino que es un libro de gestión de la vida. Te ayuda a identificar tus inquietudes, tus motivaciones, tus objetivos, tus metas y te da una metodología para que todo lo metas en tu agenda, gestionando así bien tu tiempo y tu vida, y en definitiva ser más felices.

Desde entonces he sido coach en gestión del tiempo, he dado cursos y he dado conferencias con cientos de asistentes. Ahora con esta web, lo que pretendo es acercar a todo el mundo la gestión del tiempo, para que lo tengan para las cosas que consideren importantes y por tanto sean felices.

Si lo que estás buscando un artículo sencillo, te recomiendas que leas mi post sobre la gestión del tiempo que hice en 2006 https://www.luisarimany.com/la-gestion-del-tiempo/  . El libro a su vez, se mete en la gestión de la vida, te ayuda a identificar lo que es importante para ti en tu vida, lo que te gusta, tus motivaciones y en definitiva lo que te hace feliz. La gestión de la vida que muestra el libro, unido con la gestión del tiempo te permitirá alcanzar una vida plena y feliz.

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En la primera parte de esta sección hemos visto cómo gestionar un Calendario y la importancia de tener la matriz de priorización en cuenta a la hora de rellenarlo. Ahora pasaremos a mostrar el otro componente de una Agenda, que es el Gestor de Tareas. Como habrás visto, el Calendario y el Gestor de Tareas se encargan de organizar lo mismo, que es nuestro tiempo y lo que tenemos que hacer. Una Cita o una Tarea es lo mismo, es algo que tienes o quieres hacer, la única diferencia entre ellas es que la Cita tiene una hora asignada y la Tarea no la tiene. El Calendario contiene las actividades que tienen día y hora de comienzo y las Tareas son todo lo demás que queremos o tenemos que hacer. Es decir, que el Gestor de Tarea contiene todo lo que tenemos o queremos hacer, pero que no hemos bloqueado en el Calendario.

Las Tareas son acciones específicas, no grandes propósitos, pero no incluyen las cosas que nos gusta hacer por disfrutarlas ni la información que queremos tener a mano en un futuro; este tipo de cosas se trabajan desde las otras dos ruedas del coche, las Notas y los Proyectos, que veremos en el siguiente sección.

Personalmente yo cometí hace tiempo el error de apuntar todas las cosas como Tareas, objetivos grandes, información que quería tener disponible en ciertos momentos, cosas que quería hacer, que quería leer, que me gustaban…

Como consecuencia de esta forma de gestionar, terminé teniendo una lista enorme de tareas diaria que me obligaba a estar constantemente retrasando la fecha de ejecución y me generaba un gran estrés. Es cierto que hacía muchas y conseguía más cosas que los demás porque apuntaba todo obligándome a hacerlo, pero acabó provocándome el síndrome del ejecutivo estresado, siempre ocupado, corriendo de un sitio a otro para tachar el mayor número de Tareas (profesionales y personales) y dejando poco tiempo para el disfrute y el libre albedrío. Como veremos en la próxima sección, está sobreocupación de la Agenda se soluciona con las revisiones semanales, mensuales y trimestrales y con el apoyo de las otras ruedas del coche, los Proyectos y las Notas. En esas revisiones decidiremos qué incluir como Tarea y qué permanecerá fuera de la Agenda (Tareas y Calendario), de forma que en la Agenda solo entrará lo que tengo determinación de hacer.

Los Calendarios son muy fáciles de usar y no requieren pensar, uno los abre y sabe qué tiene que hacer en cada momento, como en la agenda de un curso o la programación de un viaje organizado. Cuando termina una cosa, va a la siguiente sin tener que pensar, y cuando está haciendo una actividad, no se preocupa del resto porque sabe que está ocupado por esa actividad.

Las Tareas en cambio son más complejas de gestionar, porque hay muchas, hay distintos tipos de prioridades, pueden hacerse en general en cualquier momento o cualquier día, deben organizarse varias veces al día, etc. Por eso es necesario tener una metodología que nos permita actuar de forma similar a como lo hacemos con las Citas de un Calendario.

Si eres una de las personas que ha empezado a intentar gestionar su tiempo, probablemente uses listas de Tareas (en papel, en Excel o en notas del móvil/ordenador), incluso, hayas empezado a apuntarlas en el Calendario; esto es bueno porque ya habrás cogido la práctica de apuntar muchas cosas y te ayudará a coger más rápido el hábito del método Evoluziona® o método del coche.

Gestor de Tareas como aplicación

Al igual que hiciste con el Calendario, tendrás que elegir un Gestor de Tareas que se ajuste a tus necesidades y cumpla con los siguientes requisitos mínimos:

• Agrupa las tareas por días.
• Permite ordenar por criterios como asunto y prioridad.
• Tiene al menos tiempo de comienzo o finalización de la tarea.
• Tacha las Tareas cuando se han terminado y se puede ver el listado de las terminadas.
• Permite ponerse recordatorios o alarmas.
• Se puede ver en el móvil. Debería ser multidispositivo y poderlo ver también en el ordenador personal, profesional y en casa.
• Las Tareas tienen el campo de Notas.

Con estos requisitos es suficiente, no necesitas más, aunque verás que los distintos programas te ofrecen muchas más opciones. En mi experiencia, es mejor solo usar estas funcionalidades, ya que cuanto más sencillo sea el sistema, mejor, y cuanta menos complejidad usemos, más fácil será para introducir nuevas actividades y manejarlo.

Al igual que el Calendario tiene que ser un programa que puedas llevarlo en el móvil y que esté disponible en tu ordenador con su propia aplicación. Si usas Outlook, debe poder sincronizarse con las Tareas de Microsoft Outlook.

En mi caso, trabajo con las Tareas de Outlook porque me da unas funcionalidades de gestión de emails, calendario y de tareas que no me dan otros gestores de correo, que luego comentaré. Para la versión móvil uso Remember the Milk (RTM), que se sincroniza con Outlook, haciendo así mis Tareas accesibles desde cualquier dispositivo o desde cualquier sistema que tenga acceso a internet, sincronizándolo además con mis Tareas de Google.

Tanto Outlook como RTM tiene funcionalidades muy interesantes que no uso porque he preferido simplificar la gestión, y me dan la misma versatilidad que usar muchas opciones pero de forma más sencilla e intuitiva y así gestiono mejor mi tiempo.

A lo largo de mi carrera profesional he visto gente que ha intentado gestionar sus tareas en listados de papel, en notas del móvil, incluso en Excel. Ninguno de estos métodos es efectivo, ni siquiera Excel, ya que nos hacen perder el foco, nos estresan porque tienen demasiadas cosas en un solo vistazo y son poco flexibles.

De todas ellas, la mejor opción para gestionar tareas sin un gestor específico es una hoja de cálculo o Excel, pero me he cruzado con mucha gente que termina teniendo infinidad de Tareas y para intentar organizarse les pone prioridad, categoría, día de comienzo, de finalización, persona asignada, etc., sin ser conscientes de que hay programas que tienen todas estas funcionalidades y muchas más, son fáciles de usar y nos enfocan más. Es decir, ¡que están reinventando los sistemas de Gestión de Tareas!

Algunos ejemplos de Gestores de Tareas son: Outlook/Tareas, Tareas de Google, Remember the Milk (RTM), Todoist, Wunderlist, Toodledo, 2Do, etc.

Lo que no debes usar nunca para gestionar Tareas son gestores de notas o Excel, ya que su gestión será engorrosa y poco eficiente. Es decir, no uses las notas del ordenador, de Outlook, Evernote, notas del teléfono, etc. Aunque tengan funcionalidades relacionadas con las Tareas, son Gestores de Notas y no Gestores de Tareas.

Gráfico de Flujo del sistema Evoluziona® en la gestión del tiempo

A continuación, te presento un esquema que nos ayudará a establecer cómo determinar qué apuntar en Calendario (ya lo hemos visto), qué debemos incluir en una Tarea y qué cosas deben ir en el gestor de Notas o en el sistema de Proyectos. He preferido dejar este gráfico para este momento para que aprendas a diferenciar bien entre Tareas y Calendario. Las Notas y Proyectos son más intuitivas de diferenciar.

En nuestro día a día recibimos inputs que nos van cargando de actividades: ideas que tenemos, llamadas que recibimos, reuniones, emails, requerimientos de otras personas, etc.

Según llegan, determinaremos si son relevantes, si requieren acción inmediata, si tienen que hacerse un día a una hora determinados o su importancia y, en función de todo esto, estableceremos en qué rueda del coche ubicarla, es decir, si es una Tarea, un Calendario, una Nota o un Proyecto. 

Terminé de cerrar el método Evoluziona® gracias a montar Evolufarma, ya que en una startup está todo por hacer o crear y, por tanto, hay infinitas tareas por realizar, reuniones que atender, infinitas cosas que podrían ser la clave del éxito, etc., pero el tiempo del CEO es limitado. Esta fricción entre lo que podría realizar para ayudar al desarrollo de Evolufarma y mis limitaciones personales, me obligaron a buscar foco, perfilar un sistema que me ayudase a mantenerlo y que evitase caer en el micromanagement, que hace que un CEO vea árboles en vez del bosque.

Todas las Tareas tienen una fecha para gestionar bien el tiempo

La primera regla que tenemos que grabarnos a fuego es que toda Tarea tiene una fecha, bien sea porque va implícita en ella o bien porque se la asignamos nosotros. Si no ponemos fecha al 100 % de las Tareas, nunca lograremos un sistema eficiente de Gestión del Tiempo, además, no seremos capaces de garantizar que todo lo que nos propongamos lo vayamos a realizar, ni que las cosas que se dejen de hacer, sean las que nosotros decidamos y no las que circunstancias externas decidan. 

Si trabajamos con Tareas sin fechas, la lista irá creciendo y creciendo, haciendo difícil de manejar porque perderemos foco y visión entre tantas, y nos estresará porque veremos demasiadas cosas. Además, como no tienen una fecha asignada, no les daremos prioridad, pasarán desapercibidas y terminarán con bastante probabilidad sin hacerse. Este es un error típico de la gente que trabaja Tareas en Excel o en Gestor de Notas y por lo que muchas veces no son capaces de ver las cosas con perspectiva, porque están viendo los árboles y no el bosque.

Poner fecha a una Tarea es intuitivo cuando hay fecha límite, como puede ser preparar un viaje o la entrega de un proyecto, y en especial cuando dicha fecha se acerca. Al haber una fecha para cuando la Tarea debe estar terminada, tenemos una referencia temporal que nos obliga a decidir cuándo la hacemos.

El proceso de asignación de una fecha deja de ser natural, al tener que poner una fecha de ejecución a las cosas que se pueden hacer en cualquier momento, así como a las que no tienen un objetivo o beneficio directo. Esta falta de naturalidad al ponerles fecha, hace que no las apuntemos o que engorden una lista interminable de cosas que nos gustaría hacer y es precisamente, por este motivo, por lo que terminan postergándose y pasan los meses y los años y no hemos sido capaces de hacer ese hobby que nos gusta, ver a ese amigo o no hemos avanzado en el proyecto que queríamos.

Aunque los sistemas de Gestión de Tareas nos permitan tener Tareas sin fecha, mi recomendación es que nunca tengamos una Tarea sin fecha si queremos gestionar bien nuestro tiempo. En el método Evoluziona® la Agenda (Tareas y Calendario) se usa exclusivamente para poner todas aquellas actividades o Tareas que estemos determinados a hacer, por lo tanto, en el momento que decidimos hacerlas, la siguiente decisión lógica será determinar cuándo nos pondremos con ella, deteniendo en cuenta su deadline, su importancia, de si es necesaria para avanzar hacia un objetivo, de nuestra disponibilidad, de las circunstancias, etc.

Si tienes dificultad en ponerle fecha puede ser un indicativo de que probablemente no deba ser manejada como una Tarea. La dificultad de asignación de fecha podría venir por dos conceptos.

Una, porque no es suficientemente importante y no le conseguimos encontrar hueco por su falta de prioridad, en este caso, es mejor no registrarla como Tarea y apuntarla en una Nota que contenga las cosas que nos gustaría o deberíamos hacer (pero no hemos decidido hacer).

El otro motivo puede ser que la actividad sea tan grande que será difícil decidir cuándo tendremos hueco, fuerzas y recursos para acometerla, en este caso es, como veremos más adelante, es un Proyecto. Cuando apuntemos qué queremos hacer en un futuro, como un Proyecto, lo que haremos es dejar en la Agenda al menos una Tarea o un hueco en el Calendario para comenzarlo, para hacer un primer avance sobre ese Proyecto. Si es un Proyecto que no podremos acometer en el próximo mes, entonces lo que haremos es generarnos una Tarea que nos recuerde revisar el Proyecto y decidir cuándo indicarlo y la programaremos dentro de unas semanas o meses, cuando creamos que estemos en disposición de tener más visibilidad para decidir cuándo acometerlo.

La ventaja que tiene poner en el Gestor de Tareas solo las cosas que realmente queremos hacer, aunque estén programadas para dentro de bastante tiempo, es que si seguimos la metodología nos garantizamos que las haremos en el tiempo y plazo marcado gestionando así bien nuestro tiempo. Tener la confianza de que todo lo importante está planificado y de que el sistema es robusto produce un efecto liberador en la mente, que deja de preocuparse por las cosas que tenemos que hacer en un futuro.

Como todas las Tareas tienen fecha, se simplifica la gestión de las mismas consiguiendo: 

• Foco y relajación. En el día de hoy solo se mostrará lo que necesitamos ver hoy, no se meterá ruido con Tareas sin fecha, ni cosas que no podamos acometer ahora. Si queremos consultar lo que tenemos pendiente a medio y largo plazo, seguiremos pudiendo hacerlo filtrando las Tareas por fechas, asuntos o prioridades. Es decir, conseguimos que en el día solo haya unas pocas cosas y en las revisiones podremos fácilmente ver la programación que tenemos para las próximas semanas o meses.
• No se nos pasará ninguna Tarea sin hacer. Todos los sistemas de Gestión de Tareas resaltan las Tareas atrasadas, poniéndolas en general en rojo. Cuando tengamos una Tarea atrasada en la revisión diaria, tendremos que tomar la decisión de qué hacer con ella. Podremos cambiarla de prioridad, posponerla a otro día o incluso, si vemos que la hemos pospuesto varias veces, decidir no hacerla porque probablemente no tenga tanta importancia como creíamos inicialmente. Nunca podemos dejar Tareas atrasadas ya que ocurriría lo mismo que con Tareas sin fecha, que se irían acumulando.
• Control de nuestra actividad. En todo momento somos nosotros los que decidimos qué hacer con cada Tarea, cuándo y cómo priorizarla, así que, si no nos da tiempo a hacer todo lo que queremos, dejaremos conscientemente de hacer lo menos importante y, al terminar el día o al día siguiente por la mañana, decidiremos qué hacer con lo que no hayamos podido terminar
• Confianza de que siempre terminaremos lo importante. Tendremos la seguridad de que todo lo que entra en nuestra Agenda se hace en el tiempo y en la forma que elijamos, pero en ningún caso dejaremos de hacer algo porque se nos ha olvidado o porque las circunstancias nos lo han impedido.

Fecha de Ejecución vs. Fecha de Inicio o Vencimiento

Acabamos de ver que toda Tarea tiene que tener una fecha, pero no he especificado si es la de comienzo o la de vencimiento. La fecha que usaremos en el método no es ninguna de las dos y es las dos a la vez, es la fecha de Ejecución. En el método Evoluziona® o método del coche asumiremos que las Tareas se ejecutan en el día que se programan, por tanto, todas las fechas coinciden: inicio, ejecución y finalización. Prefiero usar el concepto de fecha de ejecución porque así tenemos totalmente interiorizado que significa que ese día comenzaré y terminaré esa actividad, que podría ser una pequeña parte de un Proyecto.

En este punto discreparás conmigo porque tendrás que hacer cosas que llevan más de un día en hacerse, como escribir este libro. Este tipo de Tareas o actividades realmente no son Tareas, sino que son Proyectos y lo veremos en su sección correspondiente.

En el listado de Tareas de hoy debe haber solo cosas que puedas ejecutar en menos de 1 hora, en caso de que lleven más tiempo, como te explicaré un poco más adelante en el epígrafe de Tareas Largas, las tendrás que registrar como Proyecto o cita en el Calendario.

Se introducen en el Gestor de Tareas solo actividades que lleven menos de 1 hora porque si no el Gestor se hace complejo y poco eficiente. Las Tareas Grandes (Proyectos) aparecerían recurrentemente muchos días, añadiéndonos estrés y poca confianza en el método (estarían con mucha frecuencia y no veríamos avances).

Por ejemplo, si nos ponemos una Tarea que sea “escribir libro de Gestión del Tiempo”, la iremos viendo durante días, semana y meses y nos generará estrés porque no veríamos su avance, su fin y la lista de Tareas sería cada día más grande por acumulación de distintos Proyectos. La forma en que he sacado este libro adelante, con una agenda apretadísima, ha sido gestionándolo como un Proyecto y fijando huecos en el calendario de 2-4 horas para avanzar y añadiéndome Tareas Específicas cortas como corregir un bloque, llamar al editor, buscar información de algo, etc.

Casi todos los Gestores de Tareas trabajan con fecha de comienzo y fecha de vencimiento, así que usamos solo una de ellas como fecha de ejecución y la otra la dejaremos en blanco o la pondremos el mismo día. Al final de cada día debemos asegurarnos de que nuestra lista de Tareas queda vacía. Si no hemos terminado todo, lo que quede pendiente tendremos que decidir qué día lo vamos a hacer. El nuevo día de ejecución no tiene por qué ser por defecto mañana, cuándo hacerla dependerá de lo que tengamos que hacer al día siguiente y no el hecho de no haberla terminado hoy. Lo que tenemos que hacer es revisar las reuniones y tareas de los próximos días y decidir en función de ellos y de la Importancia y Urgencia de la Tarea cuándo es adecuado acometerla.

Usar dos fechas para gestionar Tareas presenta los siguientes inconvenientes: 

• ¿Qué fecha pones en la finalización, el límite real si lo hubiera o el que día en que quieres dejarla terminada? Para evitar dudar del significado de la fecha de finalización usamos solo de ejecución, donde ejecutaremos la Tarea y, con gran probabilidad, la finalizaremos ese día. Si la Tarea tiene una fecha de entrega o deadline importante, esta fecha la pondremos en el asunto de la Tarea, para que cada vez que la veamos podamos tener de un solo vistazo la importancia real contando con la Importancia y Urgencia juntos. Si no usáramos el asunto, usando fechas de finalización del Gestor de Tareas, no sabríamos diferenciar las Tareas que tienen fechas importantes de las que tienen fechas no importantes o directamente no las tienen. 
• Cuando se pospone, ¿cambias la de inicio o la de finalización? Si establecieras la fecha de finalización, esas Tareas pospuestas te aparecerán en los días intermedios añadiendo ruido y, rápidamente, acabaríamos tenido un sinfín sin finalizar que saldrían como comenzadas, cuando en la mayoría de los casos no habrás hecho nada sobre ellas. Por tanto, la lógica nos obligaría a cambiar la fecha de inicio y, como consecuencia, también la de finalización (el programa no te dejará que la fecha de inicio sea posterior a la de finalización). 

A pesar de que mi día a día está repleto de cosas que tienen fechas límite o de entrega, apenas tengo fechas deadline en el asunto de la Tarea. No necesito ponerlas porque siempre trabajo las cosas con tiempo (evito las urgencias) y confío en que no pasarán más de 2 o 3 días en que una Tarea importante la finalice y, por tanto, esto será siempre antes de la fecha límite de finalización.

Personalmente escribo en el Asunto el deadline solo cuando es algo cuya fecha de finalización es realmente inamovible e importante. Me he dado cuenta de que en la mayoría de los casos las fechas de entrega no son tan inamovibles como parecen y, además, gracias al método Evoluziona® o método del coche, la fecha de finalización empieza a tener poca importancia porque con el método siempre acabaremos las tareas en tiempo y forma, porque estamos planificando nuestro día a día correctamente.

La fecha de ejecución se introduce en el campo de fecha de vencimiento y se deja en blanco o elimina la fecha de inicio. Hace años, yo ponía la fecha de inicio y la de finalización en el mismo día, pero era un engorro al retrasar Tareas porque me obligaba a cambiar ambas para evitar los problemas que he mencionado antes. Por este motivo, es más sencillo trabajar solo con una fecha dejando la otra en blanco. Trabajaremos con la fecha de finalización en vez de con la de inicio, porque en general los programas de Gestión de Tareas dan más importancia a esta fecha y permiten más versatilidad.

Fijación de la fecha de ejecución

Fijaremos la fecha de ejecución en un día que vayamos a tener capacidad de hacerla y completarla y no, por defecto, el día de hoy o mañana.

Un error frecuente que se comete cuando se empiezan a usar los Gestores de Tareas es sobrecargar los días de la semana en curso, en especial el día de hoy y el día de mañana. Hay que evitarlo, ya que lo único que conseguiremos es tener muchas tareas para hoy, haciendo que perdamos visión y foco de lo importante, que nos estresemos por la cantidad de cosas por hacer y, al final del día, nos sintamos mal por tener la sensación de no avanzar porque nos hemos dejado sin ejecutar muchas cosas.

La Gestión del Tiempo no se limita a la gestión de hoy y de mañana, sino que su marco temporal es mucho más grande, para ser eficientes tenemos que trabajar en horizontes de días, semanas o incluso meses. De esta forma, cualquier actividad tendrá su hueco.

En cada día solo fijaremos las tareas que realmente creamos vamos a poder ejecutar, si hay demasiadas, a primera hora del día deberíamos directamente reprogramar algunas de ellas y desechar otras.

Cuando fijemos el día de ejecución debemos tener en cuenta:

• De la propia Tarea:
  • Fecha límite si existe.
  • Importancia.
  • Urgencia.
• De nuestra Agenda:
  • Hueco para hacerla.
  • Las Tareas y Citas del día que estoy seleccionando. Puede que para ponerla ese día tenga que mover alguna otra cosa.
• De nuestras circunstancias:
  • Recursos. Tener los recursos necesarios para hacerla, a lo mejor necesitamos herramientas o información que tenemos en otro lugar o tener cerca a determinada persona.
  • Energía para hacerla. Las tareas importantes no podemos programarlas en días en que el Calendario esté repleto, ya que nos costará encontrar tiempo libre para hacerla y estaremos cansados por lo que, además, podría verse mermada su calidad.

Tareas de más de 1 hora de ejecución en la gestión del tiempo

Para gestionar bien el tiempo, el Gestor de Tareas solo contendrá para hoy Tareas o actividades que nos requieran menos de 1 hora porque, si duran más, se nos haría difícil encajarlas en el día a día, por lo tanto, tienen que ser planificadas de forma distinta.

Tenemos que ser especialmente críticos con las Tareas de más de 1 hora porque consumen bastante tiempo y requieren cierta planificación. Gracias al método Evoluziona® o método del coche, las identificaremos fácilmente porque las sacaremos del sistema de Tareas y seremos más conscientes del uso de nuestro tiempo. Tomar consciencia de las que requieren mucho tiempo nos ayudará a ser más cuidadosos a la hora de seleccionarlas y, por tanto, nos lo pensaremos dos veces antes de aceptar compromisos con nosotros o con otros y nos ayudará a decir que NO y a renunciar a hacer ciertas Tareas y actividades. Es decir, que el propio método nos ayudará a tomar consciencia de las cosas que nos llevan mucho tiempo, nos ayudará a gestionarlas y, de forma indirecta, nos ayudará a decir que NO y a delegar cosas.

Tareas de 1 a 4 horas de duración en la gestión del tiempo

Las tareas que duran de 1 a 4 horas las tenemos que planificar en el Calendario, ya que de lo contrario son candidatas a irse retrasando indefinidamente, porque nunca encontramos el día idóneo para hacerlas, o las terminaremos ejecutando a trozos, dedicándolas mucho más tiempo y haciéndolas con peor calidad.

Para poder avanzar en Tareas que llevan más de 1 hora en realizarse tenemos que crear una cita en el Calendario para bloquear suficiente tiempo para desarrollarla, asignándole, de esa forma, día y hora para hacerla, aunque no haya una obligación externa para bloquear ese tiempo.

Al bloquear un hueco en nuestro Calendario, estamos adquiriendo un compromiso de hacer eso ese día y a esa hora, de la misma forma que adquirimos el compromiso de ir con alguien a un sitio, ir al médico o tener una reunión. Tenemos que mantenemos igual de firmes que lo haríamos si hubiéramos reservado ese hueco para una persona, como haríamos con una cita con un tercero, no dejaremos que nada entre en ese espacio. Si por algún motivo surgiera una urgencia inaplazable, al igual que haríamos cuando hemos quedado con alguien, le reasignaríamos otro hueco antes de borrarla de la Agenda.

Trabajar de esta forma no es intuitivo y a la gente le suele costar mucho mantener esos compromisos internos, ya que realmente podríamos hacer la Tarea larga en otro momento. Si queremos avanzar en nuestros objetivos y desarrollar nuestras motivaciones, tendremos que ser muy inflexibles con cancelar los compromisos propios para avanzar en las cosas que llevan tiempo, ya que de otra forma no lo haremos nunca. Es más, probablemente esos huecos que bloqueemos en la Agenda sean incluso más importantes que los que tenemos con terceros, porque son actividades No Urgentes que le hemos dado mucha importancia y, por tanto, son las actividades que nos permitirán alcanzar nuestros objetivos personales, profesionales o disfrutar de la vida y ser felices.

Algunos ejemplos profesionales podrían ser: revisión de contratos, creación de propuestas comerciales, preparación de una reunión, creación de reportes, etc. A nivel personal, puede ser ir a hacer un determinado recado, pasar un rato de calidad con alguien que no vemos a menudo, ir a comprar algo, reparar algo de la casa…

Tareas Grandes, tareas de más de 4 horas: Proyectos en la gestión del tiempo

Para gestionar bien el tiempo, una Tarea que lleve más de 4 horas deja de ser una Tarea, que se introduce como Tarea o como Cita en el Calendario, y pasa a ser un Proyecto porque no seremos capaces de terminarla en el momento que nos ponemos con ella, por lo tanto, rompería la consistencia del método Evoluziona®. Lo veremos la siguiente sección.

Cualquier Proyecto se puede dividir en actividades o Tareas más pequeñas y más manejables con independencia de su naturaleza. Por lo tanto, para avanzar en Proyectos (Tareas Grandes), lo trocearemos en Tareas más pequeñas que sean abordables, bien en distintas Tareas (de duración inferior a 1 hora) o bien en citas de Calendario (De 1 a 4 horas), e iremos desarrollando día tras día, semana tras semanas, pequeños trozos de ese Proyecto, de forma que avanzaremos hasta que vea su final.

Las Tareas Grandes o Proyectos es imposible hacerlos de una sola vez y duran días, semanas o años, dependiendo de la complejidad de los mismos. No podemos poner una macrotarea que se repita día tras día, ya que nos frustrará, nos estresará y perderemos el control del avance. Por eso tenemos que dividirlo en trozos que podamos avanzar en un día y si nos cuesta trabajo encontrar esos trozos, bloquearemos en el Calendario varios huecos para continuar con el Proyecto y avanzaremos en ellos tanto como sea posible

Como dijo Lao Tse: “Un viaje de mil millas comienza con el primer paso”. Cuando haces un camino largo (un Proyecto), solo tienes que pensar en el primer paso y hacerlo. Luego, el rumbo que te hayas marcado determinará el siguiente paso a tomar, acercándote poco a poco a la meta. Con los Proyectos o Tareas Grandes, por complejos que sean, es lo mismo. Lo que haremos es marcar como objetivo la realización de ese Proyecto en un tiempo, calidad recursos determinados y, después, programaremos la Agenda para que, paso a paso, lleguemos a nuestro destino.

Para evitar avanzar lentamente o desviarnos del objetivo que nos marquemos, haremos revisiones semanales y mensuales, donde veremos los progresos en los Proyectos y ajustaremos nuestro plan en función de los avances y circunstancias. Es decir, es el mismo tipo de revisión que hacemos en un viaje a pie por la montaña cuando nos paramos para mirar el plano, la brújula y evaluamos las circunstancias del momento como cansancio, temperatura, horas de luz, tiempo de llegada a destino, etc., y en función de eso decidimos si parar, continuar, y si continuar por dónde y a qué ritmo.

Además de ser la única forma de trabajar con cosas grandes, al hacerlo sistemáticamente, ganaremos foco, seremos más eficientes y nos iremos automotivando. Cuando trabajemos en un trozo de un proyecto, es como hacer una etapa del Camino de Santiago, caminamos la que nos toca y solo nos centramos en llegar al final de la etapa del día, sin agobiarnos de que a lo mejor el final del viaje está aún lejos. De esta forma, ponemos nuestros recursos y energías para conseguir la finalización de la etapa, permaneciendo así muy centrados y enfocados y, por tanto, siendo más eficientes. Además, al finalizar el día, tendremos la recompensa motivacional producida al comprobar que hemos terminado esa etapa o trozo del proyecto y estaremos tranquilos y orgullosos de que de esta forma nos hemos acercado un poco más hacia la meta final. Con un Proyecto hacemos lo mismo, lo planificamos y luego lo ejecutamos etapa tras etapa, con la confianza de que si ejecutamos todas las etapas que nos hemos marcado de forma inevitable, terminaremos en nuestra meta, finalizando el Proyecto en tiempo y calidad programados.

Llevándolo a un ejemplo personal, para que lo veas más claro, para escribir este libro, yo no me apunté una Tarea que dijese “Escribir libro”, me puse un objetivo de terminar capítulos en determinadas fechas y, luego, bloquee en mi agenda espacios para avanzar en cada capítulo. Cada semana veía avances y, si iba retrasado, me obligaba a bloquear más tiempo en la semana siguiente. De esta forma, mi foco estaba en cada capítulo obligándome a centrarme en él y solo en él. Las otras cosas que he tenido que ir haciendo y que llevaban poco tiempo, las introducía como Tareas a lo largo de mi semana, como por ejemplo buscar información, diseñar un gráfico o esquema, llamar al editor, promocionar el libro, etc. De esta forma, conseguí que viera la luz, a pesar de tener unas circunstancias profesionales complejas y una agenda muy apretada. Me limité a trocear el libro en capítulos y asignar a cada capítulo huecos en el Calendario y en paralelo trabajé con Tareas que requerían menor tiempo y que podría encajar en mi ajetreado día. Eso sí, tuve que aceptar que llevase mucho más tiempo del que me hubiera gustado, ya que mis circunstancias me impedían avanzar a la velocidad que me hubiera gustado.

Buenas prácticas en la gestión del tiempo

Para finalizar el Capítulo vamos a ver algunas cosas más que tenemos que tener en cuenta a la hora de gestionar nuestras tareas.

Ordenar las Tareas en el Gestor de Tareas

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En cualquier Gestor de Tareas, las Tareas tienen tres niveles de importancia:

• Importancia Alta. Son cosas que tenemos que hacer en el día porque son muy Importantes o son muy Urgentes.
• Importancia Media. Son las cosas que deberíamos hacer porque son Importantes y No Urgentes, pero podrían ser pospuestas sin gran problema.

Importancia Baja. Son las cosas que nos gustaría hacer, pero que si no se hacen no pasa gran cosa porque tienen baja importancia

Para ordenar las tareas en el Gestor siempre uso 3 criterios como se muestra en la siguiente imagen:

• Tarea completada. De forma que las que hayamos completado salgan debajo de toda la lista de cosas por hacer.
• Prioridad, para que se agrupen todas las Tareas por orden de prioridad.
• Asunto. Que como veremos en el Capítulo 5, lo usamos para ordenar las Tareas dentro de una misma prioridad.

Ubicación y preparación

Muchas cosas necesitan de recursos para poder realizarlas: un documento físico, poder preguntar a una persona, ordenador, conexión a internet, etc. La necesidad de recursos hace que no todas las Tareas las podamos ejecutar en cualquier momento, obligándonos a hacerlas en determinados lugares (casa, oficina, en la calle, etc.) o llevar los recursos con nosotros para que la ubicación deje de ser relevante.

Es decir que a la hora de programar una acción tenemos que ser conscientes de los recursos que necesitaremos para realizarla y asegurarnos de que los tendremos cuando nos pongamos con ella, ya que de lo contrario nos quedaremos bloqueados por falta de ese recurso. En caso de que queramos hacer las cosas fuera del sitio natural, nos aseguraremos de que cogemos todo lo necesario para poder ejecutarla poniéndonos una Tarea el día antes o un par de días antes que nos diga: “Coger X para Tarea Y”; donde X es lo que tenemos que coger para poder completar la Tarea e Y es el nombre de la Tarea o Proyecto.

A la hora de programar Tareas en las que tenemos que interactuar con otras personas, tenemos que asegurarnos de que estarán disponibles, por lo que no es bueno programar esas cosas a primera hora de la mañana o a mediodía, porque probablemente no estén en la oficina a esas horas.

Uso de tu Energía y Atención

A la hora de acometer cualquier actividad, el éxito de hacerla rápido y bien estará en las energías que nos queden para hacerla, así como la atención que podamos necesitar. Estos dos puntos son de tal importancia que están desarrollados en detalle a lo largo del Capítulo 6 del libro.

Cuando decidamos cuándo queremos hacer determinadas cosas, tendremos que tener en cuenta, además de los recursos necesarios para hacerlas, nuestros dos recursos escasos: nuestra atención y nuestra energía. De nada sirve ponerse con algo importante que requiere mucha atención en un momento que estemos cansados o en el que vayamos a tener muchas interrupciones.

Como veremos en los siguientes capítulos, programaremos nuestro día según la energía de la que dispongamos (Capítulo 6) y evitaremos las interrupciones (Capítulo 7), para sacar el máximo partido a nuestras capacidades.

Tareas de Seguimiento del equipo y otras personas

Cuando trabajemos en equipo, tendremos que hacer seguimiento de sus Proyectos y Tareas, es decir, la gestión del tiempo se complica porque para sacar nuestros Proyectos necesitamos contar con que otras personas hagan su trabajo en plazo y calidad. Esta situación la sufriremos no solo cuando tengamos equipos a nuestro cargo, sino en cuanto dependamos de terceros para realizarlas (proveedores, jefes, compañeros, pareja, etc.).

Llevo más de 15 años liderando equipos de personas y he de reconocer que el seguimiento de estas, en especial si no son buenas con los plazos, es de las cosas que más me energía me consume.

Tareas de seguimiento de personas

Hago seguimiento de las personas mediante Tareas, emails y reuniones de seguimiento.

Para identificar las Tareas de seguimiento con alguien, escribo en el Asunto de la Tarea el nombre de la persona, de forma que me resulta muy fácil ver qué tengo que tratar, con quién y si tengo varios temas con alguien, se me agrupan de forma automática.

Con las personas con las que tengo muchos temas y son importantes en un Proyecto, lo que hago es convocar una reunión de seguimiento del Proyecto en la que veré la evolución de todo su trabajo. Si hasta que llegue la reunión de seguimiento surgen nuevas cosas a tratar, evalúo si pueden esperar al día de la reunión y, si pueden esperar, genero una Tarea de seguimiento de esa persona para ese día, de forma que lo tendré presente para la reunión. El día de la reunión, organizo los temas a tratar revisando mi listado de tareas, el acta de mi última reunión con esa persona y el documento de seguimiento del Proyecto. Tras la reunión, procuro convocar la siguiente y hago un resumen de las cosas que cada uno tiene. Los hitos intermedios (ocurren entre reuniones), los meto como Tareas con el nombre de la persona para asegurarme de que hago el seguimiento y cumplimiento del hito.

Emails de seguimiento

La forma en que gestiono los emails de seguimiento creo que es una de las claves por las que puedo llevar muchos Proyectos de distinta índole a la vez, con distintas personas y asegurarme de que todo termina haciéndose a su tiempo.

Para hacer seguimiento de un email que mandamos a alguien, pondremos nuestro email en copia Oculta (BCC), para que cuando lo enviemos, nos llegue a la bandeja de entrada y, de esta forma, nos obligue a generar una Tarea en el momento en que la procesemos (Capítulo 7).

Generar la Tarea de seguimiento de un email se puede hacer de distintas formas:

1. Generando una Tarea de forma manual:

Cuando procesemos la bandeja de entrada haremos una nueva Tarea de seguimiento con la persona a la que dirigía el email. Apuntaremos en las notas de la Tarea el contenido del email, para tener a mano la información de lo que tenemos que hacer en el seguimiento. Si queremos poder encontrar fácilmente el email que enviamos, entonces apuntaremos también en las notas de la Tarea el asunto exacto y fecha de envío, de forma que lo localizaremos muy rápidamente con estos dos datos.

2. Generando una Tarea de forma semiautomática en el Gestor de Tareas

Los buenos sistemas de Gestión de Tareas tienen funcionalidades donde se pueden generar Tareas de forma automática enviando un email a un correo tipo tuusuariodelgestor@gestordetareas.com.

Cuando mandas un email del que querrás hacer seguimiento puedes poner en copia oculta (BCC) esa cuenta y automáticamente te creará en el Gestor de Tareas una de seguimiento. La mayoría de los programas permiten añadir shortcodes* en el email que harán que se genere la Tarea en el Gestor con la prioridad y fecha de ejecución adecuados. 

*shortcode: pequeños códigos con símbolos que permiten añadir la prioridad, el día que debe estar terminada o incluso la persona que debe hacerlo, para que con la tarea que se genere automáticamente se añadan estos parámetros.

Gestión de Tareas de email de Microsoft Outlook

La Gestión de Tareas que hace Outlook y su integración con el email es el principal motivo por el que sigo siendo usuario de Windows y uso Outlook para gestionar mi email, mi Calendario y mis Tareas.

En Outlook, para hacer seguimiento de un tema mediante email, lo que hago es ponerme en BCC para que llegue a mi bandeja de entrada. Luego, lo muevo a una carpeta de Outlook, que llamo @Seguimiento, y al email le programo un seguimiento con el día en que quiero que me recuerde que tengo que revisar el estatus.

Para añadir al email una tarea de seguimiento, lo seleccionaremos y con el botón derecho desplegaremos las opciones de seguimiento que se ven en la imagen anterior y seleccionaremos el día en que queremos que se genere la Tarea de seguimiento (si con las opciones que aparecen no encontramos el día que queremos, usaremos la opción Personalizar).

Esta acción generará una Tarea de seguimiento del email que nos aparecerá con el resto de Tareas el día que hemos especificado. Además, tiene la gran ventaja de que la Tarea de seguimiento abre directamente el email original, por lo que es muy cómodo reenviarlo de nuevo y preguntar por el estado de las cosas de las que habla.

Nota: si al darle al botón derecho sale solo la opción de marcar mensaje, es porque tu Gestor el correo está configurado como cuenta IMAP y lo que hará esta opción es generar una Tarea que te saldrá todos los días hasta que la hagamos, una forma de trabajo que hemos visto que no es eficiente.

La forma de solucionarlo es crear la carpeta de seguimiento dentro de las carpetas que se guardan en local (Outlook-Datos) y no dentro de la estructura de carpetas de la cuenta IMAP.

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