He escrito el libro «Recupera tu vida. Gestiona tu tiempo y tu energía». No sólo es un libro de gestión del tiempo al uso, sino que es un libro de gestión de la vida. Te ayuda a identificar tus inquietudes, tus motivaciones, tus objetivos, tus metas y te da una metodología para que todo lo metas en tu agenda, gestionando así bien tu tiempo y tu vida, y en definitiva ser más felices.

Desde entonces he sido coach en gestión del tiempo, he dado cursos y he dado conferencias con cientos de asistentes. Ahora con esta web, lo que pretendo es acercar a todo el mundo la gestión del tiempo, para que lo tengan para las cosas que consideren importantes y por tanto sean felices.

Si lo que estás buscando un artículo sencillo, te recomiendas que leas mi post sobre la gestión del tiempo que hice en 2006 https://www.luisarimany.com/la-gestion-del-tiempo/  . El libro a su vez, se mete en la gestión de la vida, te ayuda a identificar lo que es importante para ti en tu vida, lo que te gusta, tus motivaciones y en definitiva lo que te hace feliz. La gestión de la vida que muestra el libro, unido con la gestión del tiempo te permitirá alcanzar una vida plena y feliz.

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Las 10 claves para ejecutar correctamente la gestión del tiempo

Ya tenemos todas las herramientas necesarias para hacernos con el control de nuestra vida y gestionar nuestro tiempo y nuestra energía; ahora sólo nos queda aplicar el método Evoluziona® en nuestro día a día. Durante los capítulos anteriores hemos construido el coche que conforma el método y lo único que falta es empezar a conducir el coche hacia donde hayamos decidido ir, es decir, ejecutar toda la metodología aprendida.

El objetivo de esta sección es apuntalar los conceptos aprendidos hasta ahora sobre la gestión del tiempo y aprender las claves para poder aplicar la metodología en nuestra vida; prestando especial atención en mantener el foco y evitar las distracciones. También trataremos las ineficiencias que se producen en cómo gestionamos las comunicaciones como el email o Whatsapp y cómo convertir los tiempos muertos que todos tenemos en tiempo para realizar cosas importantes.

Vamos a repasar todos los pasos que hemos ido dando con el método Evoluziona® o método del coche; para que nos sirva de repaso y para darnos cuenta de que lo único que queda es ejecutar nuestro plan trazado, aplicando técnicas de sentido común, pero que nos cuesta mucho llevar a la práctica.

Comenzamos descubriendo nuestras motivaciones reales y planteándonos qué metas queremos conseguir en las distintas facetas de nuestra vida, es decir, tener claro lo que es realmente importante. Luego Organizamos nuestro calendario en torno a estas cosas importantes y no dejamos que se llene con cosas de poco valor; como vimos en el video de la maleta del capítulo 5. Es decir, vamos interiorizando que somos el único responsable de nuestra vida y por tanto nosotros decidimos a qué dedicamos nuestro tiempo, que debería de ser en actividades hayamos considerado como importantes.

Avanzamos en la aplicación del método, apuntando y priorizando toda nuestra actividad en los gestores de Tareas, Calendario, y toda información en Notas y Proyectos. De esta forma, nuestra mente dejará de tener que preocuparse por lo que tiene hacer en el futuro ni preocuparse porque se le pueda olvidar algo.  El sistema nos avisará de las cosas que tengamos que ir haciendo, nos ayudará a enfocarnos en lo importante, y cuando no podamos llegar a todo lo que queremos hacer, el sistema nos garantiza que tenemos el control y si se tiene que caer alguna cosa importante es porque lo hemos decidido nosotros que sea esa y no porque las circunstancias o el azar lo hayan hecho por nosotros. Es decir, que el sistema nos ha dado el control de nuestro tiempo y gracias a las revisiones y al método, las circunstancias dejarán poco a poco de llevarnos donde ellas quieran y nosotros iremos tomando el control. En muchas ocasiones nos ocurrirán cosas que nos desvíen de nuestro camino, pero ya no será un problema, ya qe lo único que tenemos que hacer es reajustar nuestras prioridades según estimemos oportuno.

El método Evoluziona® nos ayuda a tener claro en todo momento lo que tenemos que hacer y nos ayuda a centrarnos en ello. Por lo tanto, sólo nos queda dar el penúltimo paso del método, que es ejecutar, que implica aplicarlo de forma implacable y rigurosa. Para ello tendremos que:

• Impedir que haya distracciones que nos desvíen de nuestro foco
• Aprender a decir que no
• Renunciar a tener o hacer cosas poco importantes o incluso renunciar a temas importantes que no podamos acometer en estos momentos
• Eliminar de nuestro día a día ineficiencias y tiempos muertos.

La metodología es totalmente robusta y sólo fallará si dejamos de aplicarla en algún momento, tanto si dejamos de usarla en determinados momentos de la semana porque no lo vemos necesario (como por ejemplo fines de semana o por las noches) o en determinadas facetas de la vida (como en la personal). Por este motivo es muy importante que seas implacable en su aplicación, que seas riguroso, firme e inflexible. Esta implacabilidad en la aplicación del método es la que hará que realmente tengas el control absoluto de tu tiempo, no hay otra forma.

Es decir, podría resumir este capítulo entero diciendo:

Lo único que tenemos hacer para conseguir lograr nuestros objetivos y aprovechar el tiempo y la vida, es aplicar el método confiando en él y por tanto hacer siempre lo importante, evitando las distracciones y las cosas que aporten poco valor.

Aunque esto que es fácil de resumir, lo difícil no es saber lo que se tiene que hacer, sino hacerlo. Al igual que en los negocios, el éxito en la gestión no está en saber qué hacer (tener una idea), está en tener una planificación y hacer una buena ejecución.

Para hacer una buena ejecución del método, deberás seguir los siguientes 7 puntos, ya que de lo contrario es posible que tengas las cosas claras, pero no harás nada de lo que realmente quieres hacer. Los 7 pilares de la ejecución son:

1. Foco, Foco, Foco
2. Renunciar
3. Aprender a decir que NO
4. Eliminar o minimizar las distracciones o ladrones del tiempo
5. Eliminar las ineficiencias de comunicación: buena gestión de emails, redes sociales, teléfono y reuniones
6. Aprovechar los tiempos muertos
7. Delegar y Subcontratar

1. Foco, Foco y Foco en la gestión del tiempo

Una vez tenemos claro qué es lo más importante para nosotros y lo tenemos priorizado adecuadamente, lo único que tenemos que hacer para acercarnos a nuestros objetivos y al modelo de vida que queremos, es mantenernos en el plan que hemos trazado sin dejar que nada o nadie nos desvíe de él gestionando bien así nuestro tiempo.

Tenemos que ser implacables con método e intentar que nuestras circunstancias no llenen nuestra Agenda de tareas que nosotros no consideramos importantes, aprendiendo a decir que NO a los demás y aprendiendo a renunciar a hacer cosas que no nos aporten gran valor. Recuerda tu controlas y gestionas tu tiempo, no él a ti.

Es cierto que en la vida como en la carretera, aparecerán a menudo circunstancias que nos aparten de llegar a nuestro destino planificado, pero reajustaremos las cosas de forma que nos garanticemos de que las cosas realmente importantes no se quedan sin hacer, como veremos en el último capítulo del método, el de las revisiones.

Aun siendo implacables con la planificación, y con mucha más frecuencia de la que nos gustaría, surgirán cosas que nos robarán tiempo y nos apartarán de nuestro camino. No debemos frustrarnos por ello, tenemos que aceptar que la vida es impredecible y tendremos que replanificar nuestras agendas con la frecuencia que se necesite pero perder de vista en ningún momento nuestros objetivos. Es decir, con Foco, Foco, Foco!

Además, podemos aprender a valorar y disfrutar de esta adaptación constante a las circunstancias que se nos presentan, y que hacen de la vida y de cualquier camino, un viaje muy excitante.

2. Aceptar la renuncia como algo natural en la gestión del tiempo

Como vimos en la primera sección de la web, cuando decidimos hacer una cosa, automáticamente en ese espacio de tiempo estamos renunciando a poder hacer otra, que es lo que llamamos coste de oportunidad. Si a lo que renunciamos lo podemos hacer en otro momento, no pasa nada porque al final haremos ambas cosas, pero si por el contrario la otra actividad no la podemos ubicar en nuestra agenda, automáticamente tenemos que renunciar a alguna de las dos.

Esta renuncia es inevitable porque el tiempo, nuestra energía y nuestras capacidades son limitados. Como se ve en los videos de la gestión del tiempo. Es importante que seamos nosotros quien decida qué cosas importantes estamos determinados a ejecutar y cuáles dejamos de hacer porque no caben. Tenemos que ceñirnos al método, a nuestro plan y no dejar que las circunstancias y el azar determinar por nosotros qué cosas importantes se quedan sin hacer.

Si ponemos en una lista qué cosas nos gustaría hacer en la vida, bien por disfrutarlas o bien para alcanzar algún objetivo, será imposible meterlas todas en el calendario. Cuanto antes aceptemos este hecho, antes comenzaremos a renunciar a determinadas cosas o a hacerlas con una alta frecuencia. Haciendo esto, antes o después la vida fluirá.

Esta renuncia no será siempre fácil porque habrá momentos en que tengamos que decidir no hacer algo que nos gustaría mucho hacer o que creamos que tenemos que hacer, pero si queremos gestionar nuestro tiempo no tendremos más remedio que hacerlo porque necesitamos ese tiempo para hacer otras cosas que hemos estimado como más prioritarias.

Tenemos que aceptar la renuncia como parte de una correcta gestión del tiempo, sin remordimientos y sin frustración porque de lo contrario, nuestro subconsciente no renunciará a ninguna de las cosas y nos traerá estrés, ansiedad, insatisfacción, en definitiva, sufrimiento a nuestra vida.

Muchas personas son infelices por no aceptar que sus decisiones y prioridades en la vida, automáticamente tienen efecto en los otros pilares de su vida que también son importantes para ellas. Esto es así; se quiera ver o no; y se produce porque el tiempo,  nuestra energía y nuestras capacidades son finitos. Normalmente tenemos muchas inquietudes y queremos hacer muchas cosas, pero tenemos que aceptar que es imposible encajarlas todas en las  24h de un día y por tanto, estamos obligados a tener que elegir unas sobre otras.

La elección de hacer una cosa sobre otra, no debemos verla como algo negativo o como que la vida es injusta o maldecir las circunstancias porque nos impiden atender determinados temas; sino la tenemos que ver como parte de la responsabilidad que conlleva ser los dueños de nuestro propio tiempo. Lo que pasa en realidad es que hemos elegido hacer otra actividad en su lugar por considerarla más prioritaria y por lo tanto, ha sido nuestra decisión,  y de nadie más. Es decir, tenemos que aceptar que la libertad de elección que proporciona gestionar el tiempo y aceptar que conlleva sus correspondientes costes de oportunidad y su correspondiente responsabilidad sobre nuestra vida.

Un ejemplo típico de sufrimiento por falta de aceptación de la renuncia, lo podemos ver fácilmente en las personas que han elegido priorizar el desarrollo de su carrera profesional sobre otros aspectos de sus vidas, pero no aceptan que una dedicación intensa en la parte profesional (como lo haría cualquier otro aspecto de nuestra vida), será sólo posible a costa de quitarle tiempo a otros pilares de la vida, como por ejemplo a la familia, al ocio, a la lectura o incluso al deporte.

El tamaño de la renuncia en la gestión del tiempo dependerá de la intensidad de dedicación de tiempo que suponga hacer ese esfuerzo. Por ejemplo, si decidimos hacer un máster que impulse nuestra carrera profesional y que tenga mucha dedicación horaria y además tenemos un trabajo demandante; durante el tiempo que compatibilicemos ambas actividades, será imposible dedicar a penas tiempo a otras cosas como amigos, deporte o familia.

Llevado al caso opuesto, las personas que deciden una jornada reducida para hacer alguna actividad como podría ser cuidar de sus hijos, automáticamente esta decisión les excluye de multitud de puestos de trabajo, como podría ser de todos aquellos que requieran una responsabilidad que exige estar disponibles en un horario ampliado o que tengan turnos incompatibles con nuestras necesidades.

Cualquier opción que tomemos en la vida es buena, siempre se sea lo que realmente queremos o necesitemos hacer en ese momento y siempre que esa decisión esté alineada con nuestras propias motivaciones reales. Por eso insisto tanto, no es cuestión sólo de gestionar el tiempo, sino saber gestionar la vida.

En estos dos ejemplos típicos, ambos grupos de personas sufren exactamente por lo mismo y es porque no aceptan que su elección les limita en el otro aspecto de la vida. Al no aceptar la renuncia, se sienten frustradas y protestan continuamente de la injusticia de la vida, de la sociedad o de la profesión que tienen, sin darse cuenta de que gran parte del problema lo han generado ellas en el momento que han tomado la decisión de dedicar más tiempo a un pilar de sus vidas sobre otros. Inevitablemente, para poder desarrollar mucho un pilar de la vida ,  le tenemos que robar tiempo a los otros y por tanto éstos se resienten. Este efecto no es ni bueno, ni malo, es así y nada podemos hacer por cambiarlo. Si quieres avanzar en tu vida para lograr objetivos o ser feliz, primero tienes que tener claro qué quieres en la vida como se ve en el capítulo 2 del libro, luego mantener el foco en eso como hemos visto y luego ser implacable en la gestión del tiempo renunciando a tantas cosas como tengas que renunciar.

Por último es importante señalar que cuando hemos priorizado alguna tarea o actividad no deberíamos cambiarla nunca por nada que no consideremos más importante.

3. Aprender a decir que NO en la gestión del tiempo

Una vez vista la renuncia, el siguiente paso es aprender a decir que NO para poder mantener el foco en nuestra planificación y en las cosas que consideremos realmente importantes. Tenemos que aprender a decir que NO a nuestro jefe, a nuestros compañeros, a nuestros amigos, nuestra pareja, nuestros hijos, y sobre todo, a nosotros mismo, que probablemente seamos la persona que más tiempo de poco valor a nuestra vida nos consume.

Muchas personas se quejan de que ellos no pueden controlar sus Agendas y que ésta está totalmente gobernada por su jefe o por su familia, sin darse cuenta de que realmente el problema lo generan ellas mismas por no saber decir que NO a su entorno.

Decir que NO, no significa que seamos malos compañeros, malos trabajadores, malas parejas, significa que sabemos qué es lo realmente importante para nuestra vida y estamos haciendo lo que tenemos que hacer para tener el control  de nuestro tiempo para avanzar hacia nuestros objetivos y disfrutar aún más de nuestro tiempo. De forma indirecta, también mejoraremos el bienestar y objetivos de nuestro entorno, ya que gran parte de nuestros objetivos estarán relacionados con ellos, así que actuando de esta forma también estamos contribuyendo a avanzar hacia los suyos. Es decir que si gestionas bien tu tiempo aprendiendo a decir que NO, de forma indirecta, aunque no se vea a corto plazo, también estás mejorando la vida de los demás.

Si se diera el caso de que nuestros objetivos no están alineados con el entorno laboral o personal, entonces eso será un gran indicador de que deberíamos cambiar nuestro entorno, ya que esta situación, nos producirá continuamente grandes fricciones y drenará nuestra motivación y energía. Si nuestro corazón nos dicta hacer cosas que no compartan tus familiares y amigos, tenemos que escucharlo y luchar por esas cosas,  aun si eso significa alejarnos de nuestro entorno,  ya que si no lo haces, con seguridad serás infeliz y les harás también infelices a ellos.

Si necesitas apoyo para poder luchar por tus objetivos, incluso a costa de cambiar de entorno actual, busca conocer gente que haya hecho algo similar con anterioridad, ellos te darán el apoyo y guía para luchar por lo que realmente deseas.

Si alguien nos pide una cosa que consideramos no deberíamos hacer porque estamos con algo más importante o que simplemente consideramos que no debemos hacerla ahora o en un futuro por el motivo que sea, la mejor forma de abordar el NO hacia los demás es siendo transparente y teniendo un talante negociador, buscando el compromiso y el beneficio de ambos.

Cuando nos opongamos a una petición de los demás, la mejor forma de afrontarlo es siendo transparentes y explicar por qué queremos seguir nuestro plan y cómo, si hacemos lo que nos piden, provocará retrasos en nuestra planificación, así como cualquier otra consecuencia que pudiera suceder. Si nuestras prioridades son lógicas, somos transparente y sabemos encontrar un beneficio también para la otra persona; probablemente o nos liberarán de la tarea o podremos llegar a un compromiso de hacerla luego o a cambio de que ellos hagan algo por nosotros.

En el peor de los casos, si nos fuerzan a hacerlo, lo ejecutaremos sin pensarlo y sin lamentaciones por no estar haciendo lo que inicialmente queríamos hacer. Lo ejecutamos como si hubiéramos sido nosotros los que lo hemos elegido, porque no nos ha quedado más remedio que aceptar ese compromiso. Tenemos que estar tranquilos, no hemos tenido elección y por tanto hay que asumirlo y simplemente hacerlo. Además, por responsabilidad, deberemos hacerlo con la misma diligencia que si hubiéramos sido nosotros mismos los que hubiéramos decidido acometer esa tarea.

El decir que NO a mis jefes, a mis compañeros y clientes, lo he practicado en las tres empresas en las que he trabajado por cuenta ajena y en las últimas dos fui ascendiendo hasta convertirme en el director general.

También tendremos que decirnos que NO a nosotros mismos, ya que nuestra propia ambición, nuestra autoexigencia y la envidia, nos llevan a cargar la agenda más y más. Muchas veces no somos conscientes de que es imposible cargar con todo y no nos damos cuenta de que hacer demasiadas cosas nos desviará de nuestros objetivos importantes y  por lo tanto, lo que tenemos que hacer rebajar nuestras expectativas y renunciar a cosas. Si quieres gestionar tu tiempo libérate de todas aquellas cosas a las que puedas decir que NO y dedica tu tiempo a las cosas que consideres más importantes.

4. Eliminar o minimizar las distracciones o ladrones del tiempo en la gestión del tiempo

Las distracciones son el mayor enemigo de la Eficiencia, ya que desvían nuestra atención y nos hacen perder el tiempo. Estas pueden ser internas o externas y tenemos que aprender a manejarlas.

La tipología de las distracciones dependerá de nuestras circunstancias, nuestro entorno, nuestro tipo de vida y trabajo que tengamos.

Como se muestra en el libro, Microsoft* hizo un estudio sobre las distracciones en el trabajo donde concluyó que las tareas tardaban un 25% de tiempo más en hacerse (eliminando el tiempo de la distracción), debido al tiempo que tardamos en volver a concentrarnos y estar en el mismo sitio donde estábamos. También sacaba a relucir que se tardaban el doble en volver a centrarse con las tareas complejas o largas que con tareas más rutinarias. 

En el siguiente gráfico se muestra las causas de las distracciones que publicaron en dicho estudio:

*  http://erichorvitz.com/taskdiary.pdf

Es un gráfico muy interesante porque muestra que realmente tenemos mucho más control de nuestro tiempo de lo que nos creemos. El 40% de los cambios de actividad (distracción) es por culpa nuestra, es decir que somos nuestro principal distractor. Y sólo el 3% de cambios no los podemos evitar porque son los debido a fechas límite o emergencias. También hay un 17% que podemos controlar con simplemente apagar nuestro gestor de email y nuestro teléfono durante las tareas importantes. ¿Sigues pensando que no tienes nada de control en tu tiempo laboral?. Si quieres gestionar bien tu tiempo aprende a gestionar tus distracciones, para eso te recomiendo la meditación, que entrena la atención.

En el informe, me ha parecido muy bajo el porcentaje de distracción del email (solo 3%), ya que creo que es que es uno de los mayores ladrones del tiempo en entorno laboral y por mi experiencia creo ronda entorno al 15%. También echo en falta, las redes sociales, que deberían tener también un porcentaje alto en el ranking de ladrones del tiempo. Posiblemente el valor del email sea bajo porque en Microsoft formen bien a los equipos en la gestión del email y no se lanzan a responder o mirar los emails según van llegando como hacen muchas personas. Respecto a las redes sociales, también se podría explicar si tienen una cultura de no usarse en horario laboral.

5. Evitar las distracciones propias en la gestión del tiempo

Son provocadas por nuestra propia mente que nos distrae de lo que hacemos con nuevas ideas o queriendo hacer otras cosas y que nos hace estar continuamente saltando de tarea en tarea, sin darnos cuenta de que podemos pararlo. En el caso de Mircrosoft, esto suponía un 40% de los cambios de tarea, es decir, que el mayor distractor somos nosotros mismos.

La forma de evitar las distracciones propias es aplicando el método Evoluziona® o método del coche con rigor, aislándonos de la tecnología y teniendo un método para apuntar las ideas que nos puedan surgir para no desviar el foco de lo que estemos haciendo.

1. Rigor con el Método. Cambiamos de tarea en tarea porque carecemos de método y si lo tenemos, porque no aplicamos la implacabilidad de la hablaba al principio del capítulo, es decir, que perdemos continuamente el foco.
2. Aislamiento tecnológico. Para evitar la tentación de que la tecnología (email, whatsapp o las redes sociales) nos distraigan y quitarnos nuestra adición a la mima, es tan simple como desenchufarla. Cuando estemos con temas importantes cerraremos nuestro gestor de email, así como apagaremos nuestro teléfono y nuestras redes sociales. Mediante esta acción, dejaremos de tener la necesidad de mirar si nos ha entrado algún email o un Whatsapp y eliminaremos la tentación de mirar las redes sociales.

El hecho de apagarlas, por un lado elimina que se conviertan en distracciones externas porque entre algo nuevo (suena una llamada o un nuevo WhatsApp o entra email) y por otro, como los hemos desconectado, automáticamente los eliminamos de nuestro pensamiento y como tenemos un pequeño coste de tiempo para acceder a ellos (encender el móvil o abrir el correo), nos haremos más conscientes de que nos estamos distrayendo, haciendo mucho más fácil mantenernos centrados en la actividad en la que estemos.

• Método para apuntar ideas. Cuando estamos ejecutando cualquier actividad es frecuente que nos surjan nuevas ideas sobre otros proyectos, que nos acordemos de cosas que tenemos que hacer o que se nos han olvidado, etc. La gente normalmente reacciona a estas ideas o pensamientos atendiéndolos en el momento, especialmente si son cosas importantes. Dejan lo que estaban haciendo para hacer eso de lo que se han acordado como podría ser llamar a alguien o mandar un email en referencia al asunto. Lo que realmente pasa en ese momento, es que han encontrado una excusa para dejar de hacer lo que estaban trabajando.

La forma eficiente de trabajar es hacer justo lo contrario, lo que tenemos que hacer es no reaccionar ante las ideas o pensamientos que nos surjan por importantes que sean y seguir con lo que estemos haciendo hasta que lo finalicemos. Para evitar que se nos olvide esa idea o que nos mantenga dándole vueltas, simplemente tenemos que apuntarla rápidamente y esquemáticamente en un papel, para así no desviar mucho el foco de lo que estemos haciendo.

Al terminar lo que estemos haciendo, revisaremos ese papel y salvo urgencias, no nos pondremos con ninguna de las cosas apuntadas. Lo que haremos es recogerlas en las ruedas del coche (Calendario, Tareas, Notas y Proyecto) y la metodología se encargará de que se ejecuten, no en el momento que se te han ocurrido, sino cuando lo consideremos más adecuado.

El principal motivo por el que la gente se pone inmediatamente a hacer las ideas que se le pasan por la cabeza en ese momento, dejando de atender lo que estaban haciendo es porque tienen miedo de que se les olvide, ya que carecen de un método. Siguiendo el método Evoluziona® no se te olvidará nada, y dejarás de tener la necesidad de hacerlas en el momento que surja, consiguiendo así cumplir planificación del día.

Las distracciones propias aparecerán con más frecuencia con las tareas aburridas, las poco motivadoras (sacamos poco de ellas), con las que son demasiado complejas o con las largas. 

La solución para todos los casos es nuevamente aplicar el rigor del método:

• Tareas aburridas o poco motivadoras. Con el método habremos elegido un momento adecuado para hacerlas y como es lo siguiente nos toca hacer, no tenemos otra opción que simplemente hacerlas. De esta forma eliminamos la dilación o procrastinación (posponer tareas) y simplemente lo hacemos porque es lo que nos toca hacer, sin dejarnos llevar por las distracciones, aunque no nos apetezca ejecutar esa actividad.

Como dice el refrán, ¡contra la pereza, diligencia!

• Tareas largas y complejas. Como vimos en capítulo de los proyectos, simplemente las tendremos que dividir en tareas menos largas y menos complejas o asegurarnos bloqueamos un tiempo suficiente para hacerlas, y nuevamente las hacemos en su momento sin desviar el foco.

Dicho de otra forma, la rigurosidad del método nos ayudará a eliminar las distracciones propias y reducirá la aversión que tenemos hacia las tareas aburridas, las poco motivadoras, las largas o las tareas complejas.

6. Evitar las Distracciones Externas: las Interrupciones en la gestión del tiempo

Ya hemos visto que la mejor forma de evitar que nos interrumpa  el teléfono, el whatsapp, las redes sociales o el email, es apagarlos y si no podemos, acostumbrarnos a no atenderlos en el momento que suenan, sino cuando podamos.

El resto de las distracciones Externas las evitaremos de la misma forma, asilándonos de la fuente de distracción y dejando muy claro a nuestro entorno la importancia de que no nos interrumpan.

La mejor forma de evitar una distracción es aislarnos de ella, evitando que ese distractor aparezca. Para aislarse de las personas, lo mejor es escabullirnos y escondernos en algún sitio donde no nos molesten porque no nos encuentren. Para escabullirnos en el entorno laboral, podemos quedarnos en casa,  irnos a la recepción de un hotel o una cafetería.

Los que hemos viajado mucho o hemos estado mucho tiempo en la calle visitando clientes, hemos descubierto que para gestionar nuestro tiempo las recepciones de hotel y las cafeterías son muy buenos sitios para trabajar, nadie te interrumpe porque nadie te conoce y donde sorprendentemente, con algo de práctica, se pueden llegar a conseguir altos niveles de concentración. Para los que no están acostumbrados, al principio les resulta raro estar en una cafetería u hotel sacando trabajo importante, pero son sitios cómodos, normalmente con wifi y donde no te molesta nadie. Además, si buscamos uno con un ambiente agradable, nos permiten relajarnos y ser incluso más creativos y sólo nos costará un par de cafés o refrescos

Si no podemos escondernos fuera de la oficina o de casa, tenemos que intentar aislarnos encerrándonos en nuestro despacho o en nuestra habitación. La gente sabrá dónde estamos, pero se lo pensarán dos veces antes de molestarte porque sabe que estamos concentrados en algo importante porque la puerta está cerrado.  Explicaremos a nuestro entorno que con la puerta cerrada (o la puerta cerrada + un cartel si solemos tenerla cerrada), que no se nos interrumpa bajo ningún concepto.

Para que nos respeten la puerta cerrada, tendremos que dejar tiempos donde sí se no pueda interrumpir y a lo mejor pactar hacer algo nosotros por los demás si se nos respeta esos ratos de intimidad.

Al principio tendremos que ser muy cortantes cuando entren en el despacho o habitación y deberemos hacer ver a la persona que el tema que trae podía haber esperado a que termináramos el rato de aislamiento y pedir que no se vuelva a repetir.

Si nos mantenemos rígidos y contundentes ante las interrupciones y damos momentos donde se nos pueda interrumpir, poco a poco, conseguiremos que respeten nuestros ratos sin interrupciones.

Si no podemos escabullirnos, ni encerrarnos, hay otras técnicas que podemos aplicar y que podemos combinar:

• Trabajar a deshora. Trabajar en momentos donde los demás estén fuera de la oficina, como entrar a trabajar antes o bajarse a comer antes para aprovechar la hora de la comida.
• Usar cascos. Tener puestos unos cascos (aunque estén sin música) y no mirar a nadie mientras estemos trabajando en algo importante. No levantaremos la vista incluso si oímos nuestro nombre, y sólo lo haremos cuando alguien se acerque a tocarnos. Esta forma de aislarse mediante la eliminación del contacto visual y la no atención a nuestro nombre hace que la gente se lo piense dos veces antes de interrumpirnos, ya que les obliga a levantarse, y acercarse a nosotros y además serán más conscientes de que nos interrumpen porque tienen que forzar les hagamos caso.  Es una forma sencilla de conseguir que la gente respete nuestra gestión del tiempo

Si el ruido te molesta, puedes usar unos auriculares con compensación de sonido, que reducen considerablemente el sonido que viene de fuera de los cascos, y son una herramienta ideal para eliminar cualquier ruido de nuestro entorno, tanto si los usamos con música como sin ella. 

• Objeto encima de la mesa. Otra técnica para evitar interrupciones es poner algo visual encima de la mesa para que la gente sepa que estamos trabajando en algo importante y no queremos que nos molesten. Puede ser un cartelito, un muñeco o cualquier cosa fácilmente visible que podamos quitar o poner, y de esta forma nuestro entorno, sabrá que no queremos ser molestados. Si queremos que realmente funcione la técnica ¡ tendremos que ser muy duros cuando alguien nos moleste, mucho más que cuando nos interrumpen abriendo la puerta del despacho.
• Cambiarse de sitio. Consiste en movernos de nuestro sitio habitual y ponernos en otro, explicando a tu entorno que si lo hacemos, significa que no queremos ser molestados porque vamos a estar con algo importante. En la oficina sería movernos a algún puesto de trabajo libre, o irnos al de otra persona que no esté ese momento (incluso pedirla el cambio de puesto durante unas horas). En casa, nos moveríamos a otra habitación (del salón al cuarto, por ejemplo) o cambiaríamos de sitio (por ejemplo del sofá a una silla/sillón).

7. Eliminar las Ineficiencias de comunicación: buena gestión de emails, redes sociales, teléfono y reuniones en la gestión del tiempo

Perdemos un tiempo descomunal por hacer una mala gestión de nuestras comunicaciones, permitiendo que ellas nos dominen a nosotros en vez de ponerlas a nuestro servicio, es lo que yo llamo las ineficiencias de la comunicación: el email nos absorbe, las redes sociales (incluyendo en ellas a Whatsapp) nos atrapan y las reuniones nos raptan. Todas estas formas de interacción con los demás o formas comunicación son muy útiles tanto en el aspecto personal como el profesional, pero en general nos dejamos absorber por ellas, y se convierten unos grandes distractores de tiempo que nos impiden gestionarnos nuestro tiempo.

Con algo de metodología, es fácil conseguir dominarlas a ellas y en este apartado introduciré por qué nos roban tanto tiempo y cómo evitarlo.

El email y el Whatasapp son dos grandes formas de comunicación y muy útiles para determinadas circunstancias, sin embargo, se han convertido probablemente en los dos mayores distractores de nuestra atención, seguidos por las redes sociales. Esto se debe a que la Era Digital nos ha acostumbrado a la inmediatez y automáticamente las personas hemos desvirtuado el funcionamiento intrínseco de estas formas de comunicación.

Tanto el email, como el Whatsapp o las redes sociales son medios de comunicación asíncronos, esto quiere decir que sirven para enviar una comunicación a alguien, que será leía y respondida por el receptor cuando él pueda o cuando él quiera. Lamentablemente esta característica intrínseca a estos medios de comunicación se está perdiendo y estamos continuamente pendientes de ellos, reaccionando ante nuevos mensajes y por tanto distrayendo continuamente nuestra atención penalizando nuestra eficiencia y gestionando mal nuestro tiempo. Así mismo, muchas personas esperan respuesta de los demás inmediata; llegando hasta el punto de que en whatsapp o en las redes sociales empezamos a estar pendientes de cuándo son leídos nuestros mensajes y cuándo se ha conectado la persona por última vez, generándonos cierta ansiedad.

Hoy en día hay numerosos estudios que muestran que las redes sociales son todavía más adictivas que el tabaco o el alcohol*, y por eso estamos perenemente enganchados a ellas.

* https://www.muyinteresante.es/tecnologia/articulo/las-redes-sociales-provocan-mas-adiccion-que-el-alcohol-y-el-tabaco

La única forma de evitar que nos interrumpan los medios de comunicación y a la vez romper esa adición, es desconectarlos cuando vayamos a hacer cosas importantes y sólo mirarlos cuando nosotros queramos y no cuando venga un mensaje nuevo. Es decir que tenemos que pasar a controlarlos nosotros a ellos y no dejar que bajo ningún concepto desvíen nuestra atención de lo que estamos haciendo. Si quieres gestionar tu tiempo tienes que controlar tus medios de comunicación y apagarlos cuando estés con cosas importantes.

En este momento algunas personas pueden pensar que tienen que estar pendientes del email o en Whataspp por si ocurre algo importante.  En realidad, en el 99,9% de los casos es una excusa que nos ponemos a nosotros mismos por nuestra adición a la dopamina que generan.

Si lo piensas con frialdad, nunca recibes por Whatsapp o por email cosas que si no se responden en 2-3 horas supongan una catástrofe, por lo que puedes desconectarte sin problema de ellos durante ese periodo de tiempo sin ninguna preocupación.

Te sorprenderás, desde el primer día, de que no pasa nada por estar 2-3 horas inaccesible por email,  Whatsapp y te sorprenderás de las pocas llamadas que recibirás por temas urgentes y que no pueden esperar a que te vuelvas a conectar (de hecho probablemente no recibas ninguna). Yo lo he practicado en 3 empresas diferentes y apenas he tenido llamadas verdaderamente urgentes y cuando explicaba a las personas mi método de gestión del tiempo todavía menos, pues si me llamaban y no era un fuego era muy cortante.

Las reuniones es otro distractor, nos convocan a reuniones a las que no deberíamos ir o las que nos apartan de temas importantes. La mejor forma de gestionar las reuniones es procurar evitar ir a la mayor parte posible y pedir a alguien que te haga un resumen. Si te necesitan en la reunión por un tema, pedir que te llamen para ese tema y si aun así te hacen ir, entonces ser exigir una agenda y exigir que se cumpla para que la gente no se vaya por las ramas.

Cómo llevarlo a la práctica

La forma de empezar a no depender del email, las redes sociales o Whatasapp es informando a nuestro entorno que es muy probable que tardemos medio día o un día en responder por estos canales porque los vamos a desconectar para poder atender temas importantes o reuniones y ser más productivos.

Si lo explicamos bien y nos comprometemos a responder en un plazo determinado a los mensajes, lo entiende todo el mundo y conseguiremos que respeten esta forma de trabajo, ya que tendrán la certeza de que les devolveremos los mensajes.  Si nos encontramos con una persona que le cueste verlo, la mejor forma de ayudarle a interiorizarlo es explicarle que cuando estamos con él, en ese momento, él es lo más importante para nosotros por tanto no atendemos al teléfono, Whatsapp, redes sociales o email; si le gusta que le tratemos así, deberán respetarnos que lo hagamos también cuando estemos con otras personas (incluso con nosotros mismos trabajando en un tema importante).

En la vida, hay muy pocas cosas de extremada urgencia, como podrían ser problemas de salud súbitos o crisis catastróficas; pero lamentablemente a veces las hay y tenemos que estar accesibles en estas ocasiones. Para estar nosotros tranquilos y nuestro entorno, lo que haremos es dejar alguna fórmula para que nos puedan contactar en casos de una emergencia real y si alguien usa esta fórmula para cosas que pueden esperar, deberemos ser extremadamente duros con él por usar mal el canal de comunicación.

De esta forma todo el que interactúa con nosotros tendrá la garantía de que obtendrá respuesta y no tendrá que estar pendiente de nosotros, dando también una imagen de profesionalidad y confianza hacia nuestro entorno.

A modo de ejemplo voy a contar cómo es mi relación con los medios de comunicación y qué comunico a mi entorno.

Adquiero el compromiso con todo el mundo de responder los emails en 24-48 horas y si tienen algo urgente conmigo, les pido que me llamen o que me manden un Whatsapp si puede esperar unas horas.

 El Whatsapp lo miro cada 2-3 horas cuando cambio de actividad o cuando necesito ratos para descansar y desviar mi atención de lo que estoy ejecutando. Cuando lo miro no contesto a todo el mundo, respondo sólo a las cosas urgentes o importantes. El resto de cosas las respondo normalmente al medio día o al final de la tarde.

El teléfono móvil lo uso como medio de comunicación para temas urgentes e importantes y por tanto lo suelo tener encendido, aunque en silencio. Cuando cojo el teléfono  y estoy con algo de cierta importancia, le dejo claro a mi interlocutor qué estoy haciendo en ese momento y le pido brevedad o hablar en otro momento, y de esta forma consigo minimizar la duración de la llamada.

En el caso que esté con algo muy importante, directamente no cojo el teléfono salvo que la persona me llame varias veces seguidas, en cuyo caso entiendo es algo realmente urgente Si recibo llamadas seguidas de la misma persona y no tiene realmente prioridad más que su propia necesidad de quitarse eso de la cabeza, soy muy duro con ella porque solo dejo me llamen varias veces seguidas en caso emergencia, ya que si no lo hago el teléfono sería un gran ladrón del tiempo.

Si explicamos a nuestro entorno cómo vamos a trabajar con los medios de comunicación y les damos confianza de que siempre estaremos accesibles en momentos de urgencia y que siempre responderemos cuando podamos;  la gente se amolda con rapidez, trayendo consigo una reducción del volumen de emails, Whatsapps y llamadas de teléfono. El motivo porque disminuyen su actividad, es que las personas aprenden a ser autosuficientes y para las cosas sencillas se buscan la vida o se dan cuenta que tratan con nosotros temas que lo único que hacen es meter ruido improductivo.

Puedes pensar que puedo trabajar así porque soy el CEO de una empresa y me lo puedo permitir, pero te puedo asegurar que esto lo he hecho en mi puesto de consultor, de comercial y trabajar de esta forma, ha sido siempre percibido por todo mi entorno como una forma de trabajo profesional y me ha supuesto siempre crecimientos dentro de las organizaciones y el respeto de mis compañeros, jefes, clientes y proveedores.

Para mí una de las cosas más importantes de la vida es mi familia (mis padres, mi hermano, mi pareja y mis hijos) y por tanto tendrá prioridad por encima de la mayoría de las cosas, pero no por ello pueden estar interrumpiéndome de otras cosas que también son importantes. Aplico el mismo método con ellos, teniendo en cuenta que recibirán respuesta con anterioridad a otras personas.

Teniendo niños pequeños tienes que tener una fórmula en la que te localicen si hay urgencia (los niños se caen y se ponen enfermos). La fórmula que yo tengo pactada con mis padres, mi pareja y mis propios hijos es que si puedo les cojo el teléfono, pero si estoy reunido o en algo muy importante no lo haré salvo me llamen varias veces en un corto periodo de tiempo, en cuyo caso dejaré lo que estoy haciendo y les atenderé.

Es sorprendente que incluso los niños pequeños entienden esto y aprenden rápidamente a tener su propia escala de prioridades, e incluso ellos rara vez me insisten y solo lo hacen cuando creen tener algo realmente importante para ellos. Fíjate que les dejo a ellos la decisión de qué es importante, ya que como padre quiero darles apoyo siempre que lo necesiten, aunque mi escala de prioridades sea otra.

Cuando les cojo el teléfono y me cuentan su problema o bien se lo soluciono en el momento o les doy la seguridad de que lo solucionaré en un corto plazo. En caso de que considere que el tema no era importante, en otro momento del día, les pregunto por qué le habían dado tanta importancia a ese tema y por qué no podía esperar, de esta forma les comprendo mejor y ellos mismos se suelen dar cuanta por sí solos del grado de importancia real de las cosas.

Me he abierto con este caso personal de cómo actúo con mis propios hijos para mostrarte que realmente eres dueño de tu tiempo en todas tus facetas de la vida y que, si se puede trabajar de esta forma con niños peqeños (yo lo hago desde que tienen 4-5 años); se puede trabajar con cualquier adulto.

No estoy sugiriendo que impongamos a nuestro entorno personal y laboral nuestra metodología de gestión del tiempo, sino que la expliquemos para que la entienda, le tramitamos confianza de que siempre recibirán respuesta. Con cada persona con la que interactuamos mucho, buscaremos unas reglas para que esa persona deje de ser un distractor y por otro lado nosotros tendremos que garantizarle que siempre obtendrá respuesta en tiempo y forma.

Si das con un adulto que no es capaz de comprender lo que un niño entiende, ni encontrar contigo un marco de relación basado en el respeto mutuo de lo más importante que todos tenemos, que es el tiempo; entonces, mi recomendación sería que te alejes de esa persona (pareja, familia, jefe), porque si no tiene respeto y comprensión por ti en algo tan fundamental, entonces es una persona tóxica que no merece la pena tener cerca.

En resumen, para poder conseguir el control de nuestro tiempo, tenemos que comunicar a nuestro entorno de cómo vamos a trabajar con las interrupciones, dándoles la confianza de que estaremos para ellos cuando lo necesiten y siendo flexible para encontrar fórmulas de relacionarse entre ambos que unan sus intereses con los nuestros. Eso sí, seremos inflexibles cuando las personas se salgan de lo pactado.

Es decir,  disminuir las distracciones externas es una labor de comunicación y de educación de nuestro entorno personal, familiar y laboral.

8. Aprender a Gestionar el email para una correcta gestión del tiempo

Acabamos de ver cómo evitar o minimizar las interrupciones provocadas por el Email, Whatsapp y las redes sociales, con lo que mantendremos mucho más la atención en lo que estemos haciendo y seremos mucho más eficientes, haciendo todo mejor y más rápido.

Aunque consigamos que el email no te interrumpa y pasemos a ser nosotros el que decide cuándo mirarlo, es posible que sigamos perdiendo mucho tiempo gestionando correos y nuestra bandeja de entrada está cargada de cientos de correos, se nos pasan cosas, no sabemos hacer seguimiento de emails que hemos enviado, etc. Si ese es el caso, entonces es que gestionamos mal el email y no sabemos gestionar nuestro tiempo.

La gestión del email se debe hacer sólo unas pocas veces al día, teniendo en cuenta que cada vez que nos ponemos a revisar el email, todo email que hay en la bandeja de entrada debe ser procesado (que no atendido) en ese momento y la bandeja de entrada debe quedar vacía al menos al final del día . Para poder conseguirlo sólo tenemos que seguir una metodología para su tratamiento.

Para gestionar el email y tener una buena gestión del tiempo tendremos que tener en cuenta:

• Controlar nosotros al email y no él a nosotros. Decidiendo nosotros cuándo nos ponemos con él y siendo extremadamente eficientes en la gestión de la bandeja de entrada para que quede todos los días vacía. Es la única forma de gestionar bien el tiempo.
• La bandeja de entrada no es un sitio para acordarse de cosas. Todo email termina como se ve en el gráfico siguiente, borrándose, metiéndose en spam o archivándose. Si no se ejecuta en el momento lo que el email requiera (acción o respuesta), para gestionar bien el tiempo, usaremos la metodología Evoluziona para poner acciones futuras mediante el gestor de Tareas y el Calendario.
• Comunicar y educar a nuestro entorno de que no contestamos en el momento, lo haremos cuando podamos y le transmitiremos a los demás un compromiso de contestar siempre en máximo 24-48h.
• Dar seguridad a nuestro interlocutor de que respondemos siempre. Contestamos siempre al email, aunque sea para decir vamos a ignorar su contenido o posponer la respuesta. La propia metodología del método garantiza que las cosas quedarán hechas en plazos, sin que el email nos desenfoque de nuestras tareas importantes.
• Usar un sistema de archivo sencillo y rápido que nos permita gestionar bien el tiempo y la información
• Tener una metodología para seguimiento de emails mediante la generación de Tareas como vimos en la sección de Tareas de la web.
• Procesado de la bandeja de entrada con el método Evoluziona para la correcta gestión del tiempo. Cuando decidimos revisar el email, veremos de un solo vistazo (procesado rápido de la bandeja de entra) todos aquellos correos que se pueden borrar , así como localizaremos los asuntos más importantes y personas más importantes para comenzar sus emails. Una vez hecho esto, revisaremos los correos empezando por el último en entrar. Aunque suene extraño, empezamos por este porque los últimos emails pueden contener la respuesta de emails anteriores (alguien ha contestado, llega información que estábamos esperando, etc y no debemos preocuparnos porque pueda haber algo urgente por atender, porque de haberlo lo habríamos detectado en el Procesado rápido de la bandeja de entrada
• Responder vs Contestar. Es importante resaltar que el responder no implica hacer lo que nos pidan o que contestemos a lo que me pregunten y esto es fundamental que lo entiendas para gestionar bien tu tiempo. Responder implica cualquiera de las siguientes acciones:  hacer/contestar todo lo que nos pide el email, informar de que no contestamos ahora y cuándo nos pondremos con ello, o indicaremos que no atenderemos la petición. Daremos siempre los motivos de por qué retrasamos la respuesta o de por qué no lo vamos a hacer para mantener la confianza con esa persona. De esta forma controlamos nosotros nuestro tiempo y no el email a nosotros.
• Usar la regla de los 2 min. Esta regla viene a decir que si tardamos en contestar un correo entre 1-2 minutos lo más eficiente es hacerlo siempre en cuanto lo leamos por primera vez, y no debemos dejarlo nunca para luego si queremos gestionar bien nuestro tiempo.

El motivo de responder esos emails en el momento, aunque carezca de gran importancia, es porque si no lo hacemos, al final perderemos mucho más tiempo en él, ya que será un correo que al menos volveremos a leer una vez más, perdiendo de nuevo el tiempo de lectura, el tiempo que se tarda en concentrarse y añadiendo más presión porque la bandeja de entrada no disminuye.

Además, implícitamente ya nos hemos comprometido trabajar con la regla de los 2 minutos por aplicar el método Evoluziona®, ya que hemos elegido dedicar este instante a gestionar los emails y deberíamos que hacerlo de la forma más eficiente, y eso es procesando todos los emails de menos de 2 min en el momento.

• Exceso de emails. La regla del Para y el CC. Recibimos demasiados emails y tenemos que poder diferenciar muy bien de cuáles tenemos que hacernos cargo (debemos estar en Para) y cuáles lo debe hacer otro. Cuando otros deben hacer las cosas y nosotros estamos copiados solo para estar informados, tendremos que educar a nuestro entorno para que pongan en Para a quienes tienen que hacer algo o tienen que leer el email y en copia (CC) a los que simplemente tenemos que ser informados. En momento de picos de trabajo podremos dejar de leer los correos en los que estemos en CC salvo que el tema lo requiera. 
• Usar reuniones o llamadas de seguimiento para evitar tanto email. Con las personas que nos comuniquemos con asiduidad por email, para gestionar bien nuestro tiempo es bueno hacer reuniones periódicas (todos los días, todas las semanas, según el caso) y pactar con ellos evitar el email en la medida de lo posible e intentar esperar a tratar las cosas a la próxima reunión.

Cuando procesemos la bandeja de entrada o Inbox, lo haremos siguiendo el siguiente flujo de trabajo teniendo en cuenta que siempre que cualquier email una vez procesado, sale de la bandeja de entrada o bien para ser borrado o bien para ser Archivado:

Procesamiento de la bandeja de entrada del email (Inbox)

9. Aprovechar los tiempos muertos para una correcta gestión del tiempo

Quiero aprovechar a compartir contigo una parte del secreto de por qué puedo hacer tantas cosas, por un lado, es porque el método me permite hacerlo y por el otro porque aprovecho cada minuto del día, salvo que conscientemente quiera descansar o relajarme. El método me da una herramienta para saber rápidamente sepa qué puedo hacer en los tiempos muerto; por lo que convierto muchos de los tiempos muertos en en una parte productiva del día, ejecutando todas las cosas que me había planificado para ellos como si fuera un robot; aprovechando así ese rato que de otra forma hubiera desperdiciado.

Comentaré a continuación en detalle cómo sacar provecho a los descansos para café, a las horas de la comida y a los tiempos de espera, para así ayudarte a comenzar a aprovechar tus tiempos muertos.

De los Cafés y Comidas inefectivos al Networking activo para una correcta gestión del tiempo

La cultura latina tiene fama de ser poco productiva empresarialmente y uno de los problemas viene por la cantidad de cafés y largas comidas que hacemos. Es cierto que los cafés y comidas nos dan un momento ideal para socializar y crear vínculos con los compañeros de trabajo, pero son demasiado frecuentes, demasiado largos y además suelen ser con el mismo grupo de personas, perdiendo productividad y eficiencia de nuestro tiempo.

Las comidas y los cafés son momentos de descanso, pero a su vez pueden ser momentos muy útiles si así nos lo proponemos. Para ello tenemos que tomar consciencia de que se pueden aprovechar de muchas formas y que el comer siempre con el mismo grupo de gente hace que disfrutemos el rato con ellos, pero en contrapartida perdemos la posibilidad de estar avanzando temas importantes, comer con familiares y amigos o usar esa hora para hacer una actividad que nos gusta.

El tiempo libre para comer entre semana puede ser muy útiles para gestionar bien el tiempo:

• Comida como forma de hacer reuniones informales con gente con la que nos relacionamos laboralmente: jefe, compañeros, subordinados, proveedores, clientes, etc. En estas reuniones nos ayudan a crear vínculos personales con ellos y a que salgan temas que de otra forma probablemente no saldrían. La diferencia con lo que hacemos habitualmente es que nos forzamos a cambiar de personas a la hora de comer y las comidas, pasan de tener sólo un fin social, a también tienen un fin laboral.

Así mismo estas comidas son útiles gestionando bien el tiempo para:

• Tener reuniones con gente cuando no conseguimos sacar hueco en la agenda en otro momento.
  • Tratar temas complejos o muy personales. Es difícil que una persona se abra a nivel personal en una reunión formal en un despacho. Cuando hay temas complejos, una buena comida o un café pueden ser momentos para buscar un entorno agradable donde podamos hablar de temas complejos o profundos
  • Reuniones de seguimiento con el equipo o compañeros
• Quedar con un amigo o familiar. Convertimos de esta forma la comida en un momento de disfrute personal. Los huecos de la comida se convierten en una solución para conseguir sacar hueco para ver a aquellas personas que queremos y nos hacen sentir bien y que el día a día hace que apenas nos veamos. De esta forma no sólo gestionamos nuestro tiempo, sino hacemos algo que nos hace felices, gestionamos nuestra vida.
• Usar el tiempo de comer para hacer cosas que nos cuesta encajar en la Agenda: Aprovechar para hacer recados, ir al gimnasio, ir a clases,etc. Si comes algo sencillo mientras trabajas, el tiempo de la comida lo podrás convertir, en un buen momento para hacer esas cosas para las que nunca consigues encontrar hueco.  Si gestionas tus tiempos muertos, gestionarás mejor tu tiempo.
• Descansar y conectar con uno mismo. Los momentos de las comidas o cafés los usaremos también para reponer nuestras energías. Si realmente queremos que tengan este efecto sanador, tendremos que hacerlo solos, en silencio y desconectando la tecnología (teléfono, redes, ordenador, etc), de forma que conectaremos con nosotros mismos y nuestra cabeza se tranquilizará rápidamente. Para mí, este es uno de los trucos por los que tengo tanta capacidad de trabajo y resistencia al estrés. Es bueno llevar una libreta y boli, porque a veces surgen ideas o soluciones de forma espontánea, cuando estamos haciendo algo importante, que en este caso es descansar y desenchufar, tenemos que apuntar rápidamente las ideas para seguir enfocados en lo que estamos haciendo que es descansar. Al final de la comida, antes de volver al trabajo, podemos releer las notass y si queremos darles una pensada, este es el momento de hacerlo, ya que elaboramos la idea en el momento que surge, no terminamos de desconectar.

Es decir, la hora de la comida tiene muchos posibles usos, y tendremos que elegir usarlos como nos parezca conveniente, pero deberemos impedir que la inercia del pasado o por la presión social nos lleve a comer no ser libres en ese tiempo.

Cuando empecemos a aprovechar estos momentos, nuestra agenda se librará de todas esas tareas que realizamos al medio dia, y por tanto, tenemos más tiempo disponible.

También es importante cuidar la duración de los cafés y las comidas, ya que muchas veces se eternizan, y hacen que no gestionemos bien el tiempo. La ineficiencia de nuestros acompañantes con su tiempo no tiene por qué condicionar la nuestra. Por esto, limitaremos la frecuencia con la que comemos con determinadas personas.

Cuando no nos queda más remedio que ir con gente que tarda mucho, si andamos muy ocupados podemos tratar de acortar el tiempo que permanezcamos con ellos yendo más tarde o terminando antes, con la excusa que tenemos que terminar algo.

Es importante que tomemos consciencia de que los ratos del café y las horas de las comidas valen para mucho más que seguir la inercia que tengamos y son momentos ideales para encontrar tiempo para cosas que nunca lo tienen. Estos ratos nos permiten mejorar nuestro tiempo.

Al final, el uso que le demos a estos tiempos de descanso es un equilibrio entre socializar, descansar, duración y coste de oportunidad para hacer otras cosas.

Las colas y los tiempos de espera para una correcta gestión del tiempo

Personalmente he llevado siempre muy mal el hacer colas (tráfico, esperar a comprar o ser atendido) o tener retrasos (tren, reunión, médico, etc). Por eso trato siempre de minimizar las colas yendo a los sitios a deshora y cuando no me queda más remedio que esperar, trato de que el tiempo de espera se convierta en tiempo útil.

a) Minimizar el tiempo perdido esperando o en atascos.

El tiempo empleado esperando la cola de cualquier sitio o en un coche atrapados por el tráfico, es un tiempo desperdiciado y en muchas ocasiones puede ser evitado cambiando los hábitos de entrada y salida de oficina o evitando ir a determinados sitios cuando lo hace todo el mundo para así mejorar mejor nuestro tiempo. Lo único que hay que hacer para minimizarlos es salirse de la caja y hacer las cosas a deshora, cuando no los sitios están menos llenos.

Mi recomendación para evitar el tráfico de las mañanas es que madruguemos y aprovechemos esas primeras horas del día para sacar cosas importantes (no tendrás interrupciones) en la oficina o si queremos aprovechar ese tiempo a nivel personal, podemos buscarnos cerca del trabajo una actividad podamos hacer, antes de entrar a trabajar: gimnasio, clases de música o idiomas, meditación, leer algo sobre lo que tengamos interés, etc. Si no somos una persona de madrugar, también podemos intentar pactar con la empresa comenzar a trabajar desde casa y llegar a la oficina a las 10-11 am, cuando ya no hay tráfico.

b) Aprovechar el tiempo de espera.

No siempre podremos eliminar el tiempo de espera yendo a deshoras; y éste puede ser muy grande, como en los retrasos de los médicos, trenes, aviones, etc.

Los tiempos de espera y los retrasos los considero un regalo porque para mí son tiempos 100% efectivos porque tengo método para la correcta gestión del tiempo. En las cosas que son susceptibles de tener un largo tiempo de espera, las anoto en el Calendario bloqueando el tiempo de la actividad más un generoso tiempo de espera.

Para que sean 100% efectivos dejo tareas programadas para aprovecharlos, según el sitio donde vaya a estar. Voy a todos sitios con una mochila que lleva mi ordenador, documentación a revisar, mi teléfono y un libro, por lo que cualquier tipo de espera (por inesperada que sea, como un retraso de un avión), la aprovecho completamente según mis energías y mis prioridades del día:  trabajando en el ordenador, llamando, revisando documentación o simplemente disfrutado de mi libro.

Es decir, que cualquier tipo de espera se puede hacer útil si eres previsor y llevas contigo las cosas que te permitirían avanzar en cualquier objetivo personal o profesional o que simplemente te permitan descansar o disfrutar de la espera (ej un libro o un pasatiempos).

Esto es aplicable también al tiempo que estamos dentro de un tren, autobús o avión, donde todo ese tiempo puede ser tiempo totalmente efectivo para avanzar con cosas si sabes utilizarlo. Son momentos ideales para trabajar en cosas que requieran tranquilidad, ya que en un medio de transporte no tenemos a nadie que nos moleste, no entran emails, ni llamadas (suele haber mala cobertura).

Para poder aprovecharlos, tendrás que entrenar tu capacidad de concentración en sitios públicos, buscando aislarte del entorno con unos cascos (con o sin música) y eligiendo actividades en las que seas capaz de mantener la atención en esas circunstancias. Comienza con cosas sencillas y ve practicando hasta que seas capaz de concentrarte en cualquier cosa. En mi caso, yo aprovecho estos momentos para revisar cosas estratégicas o que me requieran pensar mucho, ya que son momentos donde suelo estar relajado, no puedo ir a ningún otro sitio, no tengo interrupciones y me consigo aislar completamente del entorno.

A la hora de esperar, si la aprovechamos para descansar o para disfrutar haciendo algo que nos entretenga (libro, redes sociales, pasatiempo), es fundamental prestar atención a la actitud estemos teniendo hacia la espera ya que ésta determinará si la aprovechamos o no.

Cuando esperamos de forma mecánica y ocupamos el tiempo de espera de forma reactiva con lo que tengamos a mano realmente no lo disfrutamos y no nos relajamos. Estamos en actitud de espera, pendientes de que llegue nuestro turno y por lo tanto nuestra atención realmente está puesta en que nos toque la vez y no en lo que estamos haciendo, haciendo secundaria la actividad con la que intentamos aprovechar ese tiempo y por tanto no sacando los beneficios de la misma. Pero si nuestra atención se centra en lo que estamos haciendo y no en la espera, gestionamos bien el tiempo, y la espera no es una incomodidad, sino un tiempo útil o un placer.

c) Aprovechar el tiempo de los atascos

Uno de los tiempos muertos más difíciles de aprovechar es cuando estamos en el coche atascados porque no podemos perder la concentración de la conducción. El poder aprovechar este tiempo de forma más efectiva o no, depende de la capacidad que cada uno tenga de hacer alguna otra cosa aparte de conducir.

A mí por ejemplo me pasa que si me he perdido y estoy buscando dónde llegar, no soy capaz de mantener una conversación telefónica, sin embargo en una autopista lo aprovecho para  para hacerlas, tanto personales como profesionales.

El atasco es también buen momento para organizar mentalmente el resto del día o para buscar solución a algún problema . También se pueden usar para disfrutar de la música (si tenemos la actitud adecuada y no entramos en actitud de espera) o para estar tranquilos y liberar la mente.

10. Delegar y Subcontratar para una correcta gestión del tiempo

Las cosas que puedan hacer otros, es mejor las deleguemos para liberar tiempo para temas más importantes. Para poder hacerlo tendremos que vencer nuestra creencia mental  de que lo tenemos que hacer nosotros, superar el miedo de pedir ayuda a otros y  vencer el temor de que el otro lo pueda hacer peor poniendo algún tipo de sistema de control.

En muchas ocasiones, hacemos cosas porque no hemos sabido decir que NO a quien las genera o porque no se nos pasa por la cabeza que podemos pedir a otra persona que lo haga por nosotros. Tenemos que hacernos siempre las siguientes dos preguntas:

• ¿la tenemos realmente que hacer nosotros?
• ¿lo podría hacer otra persona?.

Si la respuesta es que sí lo puede hacer otra persona, no lo dudaremos y lo delegaremos. Si tenemos miedo a la calidad del trabajo de la otra persona, empezaremos a delegar cosas sencillas o poco importantes para luego hacerlo con cualquier actividad delegable y crearemos algún tipo de sistema de control que mida plazos y calidades.

En las tareas importantes que deleguemos, tendremos que revisar en detalle lo que haga la otra persona y asumiremos que a lo mejor lo tenemos que retocar. Cuanto más formemos a las personas y más claro definamos sus objetivos y los sistemas de control, con seguridad, el trabajo que harán será mucho mejor. Además, si en se cumple nuestro peor miedo, de que esa persona no lo haga bien, en general nos llevará mucho menos tiempo retocarlo que hacerlo nosotros tu desde el principio.

Un ejemplo de delegación en nuestra vida cotidiana que muchas personas no siguen, es hacer que nuestros hijos pequeños nos ayuden en las tareas del hogar o en otro tipo de tareas. Veo multitud de padres que les hacen sus habitaciones, les preparan la comida, se la recogen, es decir, están al servicio de los niños. Esto me parece un error, los niños son miembros de la familia y por lo tanto tienen que ayudar en las tareas del hogar dentro de sus posibilidades.

A los niños les hacemos tontos y vagos los padres por no dejarles hacer cosas por miedo a que las hagan mal o para que no tengan ninguna carga. Hay que hacer que colaboren con nosotros para por un lado poder descargarnos nosotros de trabajo, y por otro, todavía más importante, que es para educarles. Ayudar, es un aprendizaje que tenemos que darles para que aprendan a valorar el tiempo, a asumir la responsabilidad, a esforzarse por mejorar, sentirse útil y la necesidad de apoyarse unos a otros en la familia, porque al final somos un equipo.

Si sólo nosotros hacemos las tareas rutinarias del hogar u otras tareas como comprar o recados, tenemos menos tiempo libre y estaremos más cansados, dificultando sacar tiempo de calidad con los niños. Por tanto, si los niños nos ayudan, también tiene un beneficio directo para ellos, porque tendremos más energías y pasaremos más tiempo de calidad juntos.

Un niño cuando tiene cosas que hacer, se siente útil, aprende, sabe lo que es la responsabilidad y se convierte en un miembro activo de la familia y no un miembro atontado y despótico. Es cierto que determinadas cosas las hará peor, ensuciará, romperá algo, etc, pero, ¿qué es más importante para nosotros, el perfeccionismo o el crecimiento de nuestro hijo y nuestro propio tiempo?

Si no podemos delegar las cosas, podemos subcontratar que las hagan por nosotros, es decir pagar a alguien para que las haga. Hay que romper la reticencia inicial que tenemos todos a la subcontratación, ya hay muchas actividades donde por poco dinero podemos conseguir gente que puede hacer muchas cosas por nosotros, liberándonos así de tiempo.

La subcontratación es un tema que las personas no tenemos interiorizados en nuestra día a día, pero que hace tiempo entendieron las empresas y las compañías cada vez externalizan más cosas: limpieza, call centers, contabilidad, asesoramiento laboral, asesoramiento legal, etc.

Hay que hacer un cambio de chip y aplicar el concepto de subcontratación a nivel personal y profesional. Ya hay mucha gente que subcontrata la limpieza de su hogar o el cuidado de los niños, pero estoy yendo más allá, lo que sugiero es subcontratar todo aquello que otros puedan hacer por nosotros evaluando bien en la decisión el coste oportunidad que nos supone hacerlo nosotros mismos y el precio que tenga.

Existen portales nacionales e internacionales donde hay Freelance (trabajadores autónomos) que se ofrecen para hacer casi cualquier cosa a costes muy económicos y hay empresas dedicadas incluso a hacernos la compra, hacernos recados, lavarnos la ropa o cosas más complejas como hacernos la renta o hacer papeleos con la administración.

Al final la decisión de subcontratación es una decisión basada en la relación entre el coste de la subcontratación y coste de oportunidad de hacer nosotros esa actividad.

Cuando hagamos tareas que identifiquemos como subcontratables, tendremos que pensar siempre si podemos estar haciendo ahora que nos aporte mucho más valor (como por ejemplo descansar o hacer algo importante). y que compense pagar un poco por que otro lo haga.

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Si quieres saber más sobre la gestión del tiempo que el contenido de la web y si te interesa la gestión de tu vida, que significa sacar tiempo para las cosas importantes que son las que te hacen disfrutar, te motivan y te hacen felices, como puede ser la familia, los amigos, un hobby, ir al gym, etc; te re comiendo que compres en Amazon mi libro “Recupera tu vida. Gestiona tu tiempo y tu energía” en el siguiente link https://tinyurl.com/pf8up8db

Si no lo haces te pierdes:

• Partes de cada sección de la web
• Cómo gestionar la vida
• Cómo alcanzar nuestras metas y objetivos de la vida
• Capítulo 2, el conductor. Marcar el rumbo de nuestra vida. Cómo descubrir nuestras motivaciones, cómo descubrir lo que es importante para nosotros en la vida, cómo hacer que tengamos tiempo para las cosas que nos importan y cómo podemos ser más felices.
• Capítulo 6. La gasolina y el motor. Cómo gestionar ya no nuestro tiempo, sino algo más importante, nuestra energía y nuestra atención.
• Capítulo 8. El camino, revisar nuestro rumbo y adaptarse a los imprevistos. Revisiones periódicas de nuestro tiempo y de nuestra vida.
• Capítulo 9. La meta. Cómo pasar de la gestión de la vida y ser felices a la gestión del tiempo y resumen del método.

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