He escrito el libro «Recupera tu vida. Gestiona tu tiempo y tu energía». No sólo es un libro de gestión del tiempo al uso, sino que es un libro de gestión de la vida. Te ayuda a identificar tus inquietudes, tus motivaciones, tus objetivos, tus metas y te da una metodología para que todo lo metas en tu agenda, gestionando así bien tu tiempo y tu vida, y en definitiva ser más felices.

Desde entonces he sido coach en gestión del tiempo, he dado cursos y he dado conferencias con cientos de asistentes. Ahora con esta web, lo que pretendo es acercar a todo el mundo la gestión del tiempo, para que lo tengan para las cosas que consideren importantes y por tanto sean felices.

Si lo que estás buscando un artículo sencillo, te recomiendas que leas mi post sobre la gestión del tiempo que hice en 2006 https://www.luisarimany.com/la-gestion-del-tiempo/  . El libro a su vez, se mete en la gestión de la vida, te ayuda a identificar lo que es importante para ti en tu vida, lo que te gusta, tus motivaciones y en definitiva lo que te hace feliz. La gestión de la vida que muestra el libro, unido con la gestión del tiempo te permitirá alcanzar una vida plena y feliz.

–

_______________________________________________________________________________________________________________________

Las 4 ruedas del método del coche o método Evoluziona ® de la gestión del tiempo se dividen en dos grupos:

• Ruedas tractoras y directrices. Son las que nos guiarán durante nuestro día a día. Son las Tareas y el Calendario, donde veremos qué tenemos que hacer cada día y a qué dedicamos nuestro tiempo.
• Ruedas de apoyo. Son las que sujetan al resto del coche y complementan a las tractoras, descargando peso de estas, haciendo que en el día a día solo nos enfoquemos en lo realmente importante. Son las Notas y los Proyectos.

Por otro lado, el ordenador simboliza al método que se encargará de almacenar la información para que la tengamos accesible en cada momento (Notas y Proyectos), para que nos centremos en lo importante, y tiene la programación necesaria para que nos ayude a priorizar nuestro día y no nos distraigamos con cosas superfluas, al igual que hace el ordenador de un coche (priorizando nuestra actividad mediante las Tareas y el Calendario).

Analogía del coche y los recursos de la Gestión del Tiempo

El sistema Evoluziona® te permitirá que no se te pase nada por hacer, también permitirá que tu cabeza no tenga que estar pendiente de recordar nada, ya que toda la información la tendrás correctamente almacenada en cada una de las ruedas (Tareas, Calendario, Notas y Proyectos) y usarás la mente solo para pensar, priorizar y aportar valor, la liberarás de estar preocupada por otras cosas.

Agenda y Calendario en la gestión del tiempo

La Agenda es donde tiene lugar toda nuestra planificación del tiempo y debe contener lo que tenemos que hacer, dejando claro en qué orden y cuándo lo tenemos que realizar. Está compuesta por dos elementos interrelacionados que son las Tareas y el Calendario.

La mayoría de las personas tenemos claro el concepto básico del Calendario y lo usamos para apuntar que hemos quedado con alguien, un cumpleaños o que tenemos que estar un día en un sitio y a una hora. Pero no sabemos gestionarlo correctamente, tenemos que hacer multitud de tareas que no terminamos de organizar y, como consecuencia, no conseguimos sacar tiempo para lo que realmente queremos. alguna interpretación adicional.

La característica más importante de una Agenda en el contexto de este libro es que es un elemento que tiene que ir contigo en todo momento y debe contener toda la información de tu tiempo, tanto la parte personal como la profesional.

Hay personas que son organizadas en su vida profesional porque usan un sistema de Agenda en el trabajo, pero van sin Agenda el resto del día. Nuestro tiempo es único, por ese motivo debe estar todo en un único sitio y debe ser accesible en cualquier momento, tanto nuestra parte personal como nuestra parte profesional.

Si aún eres de los que usa agenda de papel, esta web te aportará la metodología para usarla eficientemente, pero te recomendaría que aprovechases su lectura para dejarla y aproveches para pasarte a una en soporte electrónico. El motivo por el que te hago esta recomendación es porque las agendas de papel son más tediosas de usar en la priorización de Tareas, y porque, por lo general, al ser voluminosas, no se suelen llevar encima el 100 % del tiempo, por lo que no son efectivas ya que dejan fuera cosas al no poder usarlas en todo momento.

Ejemplo de Agenda: Calendario y Tareas

El Calendario y las Tareas son herramientas que se usan para lo mismo, para gestionar todo aquello que tenemos o queremos hacer. Son elementos complementarios que se usan de forma distinta cumpliendo distintos objetivos, por lo que para ser eficientes tendremos que usar los dos

Calendario en la gestión del tiempo

Los Calendarios se han usado desde tiempos inmemoriales por las distintas civilizaciones para poder organizar la actividad humana, los acontecimientos cosmológicos y para recordar fechas señaladas, como los cambios de estación o fechas religiosas. Obedecen a la necesidad que tiene el ser humano de poder organizar su vida y tener un método para saber o recordar cuándo suceden determinados acontecimientos. 

El Calendario tiene marcado los días y estos suelen estar divididos en horas, dependiendo del grado de detalle del mismo.

La característica principal de las actividades que se apuntan en un calendario es que son actividades o Tareas que comienzan un día a una hora fija, como podría ser la reunión con una persona, una cita con el médico, el comienzo de un curso, etc. Este hecho lleva implícito que además de hora de comienzo tienen hora de finalización, bloqueando de esta forma ese hueco del día para esa actividad. Si no conocemos la hora de finalización, nos obliga a estimarla, por esto los Calendarios nos permiten ver de un vistazo los compromisos fijos que tenemos y los huecos de los que disponemos en un día.

Por tanto, apuntaremos las cosas en el Calendario o en el Gestor de Tareas según si las actividades tienen que realizarse un día concreto a una hora determinada.

Como regla, no debemos apuntar nada en el Calendario si no tiene día y hora concretos de realizarse y deberemos apuntarla como Tarea (salvo que dure más de dos horas). Puede que decidamos reservar un hueco para hacer algo un día a una hora, para asegurarnos de que se queda hecho en ese momento, esto es una buena técnica para garantizar que cumplimos los compromisos importantes, como veremos más adelante. Tenemos que obligarnos a finalizar siempre lo que está apuntado en el Calendario y respetar los huecos que nos reservamos para avanzar en nuestras propias cosas, de la misma forma que respetamos las reuniones con terceros o citas con un médico. Es decir, no tenemos que apuntar nunca tareas o actividades sin una hora segura en la que nos pondremos con ello, para eso está el Gestor de Tareas.

Las únicas excepciones de elementos de Calendario sin hora concreta de comienzo y finalización son elementos que queremos que resalten un día determinado, para que no se nos olvide como son festividades, aniversarios, cumpleaños o viajes (estamos fuera de nuestro entorno habitual).

Calendario como aplicación para gestionar el tiempo

Programas de Calendario tienes muchos y la mayoría son muy parecidos en prestaciones y funcionalidades, por lo que no le voy a dedicar mucho tiempo. Mi recomendación es que uses el Calendario de tu teléfono, porque siempre lo llevarás encima, y lo sincronices con tu ordenador.

Sea cual sea el Calendario que uses, todos tendrán distintos tipos de vista: día, semana, mes y año, y al apuntar una cita tendrán al menos los siguientes elementos:

• Asunto. Debe definir claramente lo que se tiene que hacer de un solo vistazo sin lugar a dudas, por lo que tendrá más o menos extensión dependiendo de las necesidades que tengamos para definir en detalle la actividad. Por ejemplo, podemos poner el nombre de la persona si eso es suficiente (Juan) o poner lo que vamos a hacer con esa persona en caso de que tenga que aclararlo (comida con Juan o revisión del proyecto del libro con Juan). En otros ejemplos puede que anotemos simplemente el sitio al que vamos, porque el resto va implícito, como por ejemplo: otorrino (si lo necesitamos, podemos especificar el nombre del médico de la siguiente forma: otorrino -nombre del médico-), hacienda, peluquería, etc.
• Fecha y Hora de comienzo y Finalización.
• Ubicación. Dónde es esa cita, la dirección concreta o sala de reuniones específica. Este campo se suele dejar vacío si con el asunto queda claramente definido o siempre lo hacemos en un mismo sitio. Por ejemplo, si tenemos una reunión con una persona y siempre nos reunimos en el mismo lugar, la ubicación es innecesaria.
• Notas. Se usan para definir la agenda de la reunión, los objetivos a alcanzar y para apuntar las cosas de las que tenemos que acordarnos en la misma.

Ejemplo de una cita en el Calendario de Outlook

En los Calendarios, tendremos elementos adicionales como categorías, códigos de colores, recurrencia, invitaciones, etc., que abordaré al final de esta sección en el apartado de buenas prácticas.

Matriz de Priorización en la gestión del tiempo

Aparentemente, es fácil e intuitivo gestionar un Calendario porque de una ojeada vemos qué hay que hacer y qué huecos disponibles tenemos.

Es sencillo porque el Calendario está definido por horario, por hueco disponible, por lo que no requiere gran actividad mental para rellenarlo. Surge una actividad o reunión, buscamos hueco y la anotamos en el Calendario. Luego, ese día a esa hora, la ejecutamos como si fuéramos autómatas.

En su sencillez radica también su peligro porque el Calendario se tiende a llenar por sí mismo o nos lo llenan los demás (familia, amigos, jefe, clientes, etc.) y luego no tenemos hueco para las cosas importantes o para las cosas que no hemos bloqueado en el Calendario, ya que se pueden ejecutar en cualquier momento.

Es decir, el uso de Calendario es muy sencillo e intuitivo, pero, en general, todos lo usamos mal porque lo llenamos en función de la disponibilidad y no de la variable más importante en la Gestión del Tiempo que es la prioridad, que no está recogida en un Calendario.

Al carecer el Calendario de una priorización y de una gestión de actividades que se pueden realizar en cualquier momento, gestionar el tiempo sólo con el Calendario provoca que las cosas que son Importantes, pero No Urgentes, no se apunten y, por tanto, van pasando las semanas sin hacerse. También, es el motivo por el que nunca conseguimos sacar tiempo para esas cosas con las que disfrutamos. A este tipo de actividades importantes para conseguir algo o porque las disfrutamos mucho es lo que llamo actividades vitales, que son las que llenan nuestra vida y nos proporcionan felicidad.

Aparentemente, no pasa nada por dejar de hacer estas actividades una semana porque no son Urgentes, pero en realidad está ocurriendo algo muy grave y es que dejamos de hacer las cosas importantes que son aquellas las que nos acercan a nuestros objetivos o dejamos de hacer aquellas cosas que nos motivan, que nos dan placer, y como consecuencia tenemos un modelo de vida que no queremos.

No avanzaremos hacia nuestras metas porque no programamos huecos para avanzar en su consecución. Además, cuando queremos programar acciones para acercarnos hacia nuestros objetivos, solemos tener dificultad para encontrar hueco en el Calendario porque está repleto de cosas de menor importancia. Este hecho, se ve agravado con las actividades cuyo beneficio se produce a largo plazo, como por ejemplo cuando queremos aprender un idioma, aprender a tocar un instrumento o ponernos en forma.

La metodología para la priorización la veremos en otro apartado, pero ahora veremos la parte conceptual para que puedas entender que un mal uso del Calendario provoca que no encontremos tiempo para las cosas que realmente importan en la vida, por lo tanto, sentimos que desperdiciamos nuestro tiempo o nuestra vida.

Los principales motivos por los que se dejan de hacer las actividades vitales son:

• Son actividades atemporales. No tienen necesidad de hacerse un día a una hora en concreto, por tanto, no las introducimos en el Calendario y luego el día pasa y no las hacemos porque no las programamos.
• Son actividades Importantes, pero No Urgentes. Vuelve a pasar algo similar, como no son Urgentes, no las priorizamos y no las agendamos y, al no hacerlo, no las ejecutamos.
• Tienen un beneficio intangible o a largo plazo. Son actividades cuyo beneficio es simplemente disfrutarlas, y como tienen un beneficio sutil quedan olvidadas en la vorágine diaria. Un ejemplo típico es el de no dedicar tiempo a ese hobby que nos gusta porque como no lo vemos Importante o Urgente, terminamos haciendo otras cosas antes.

Las actividades vitales no las realizamos por falta de programación y lamentablemente, poco a poco, se nos va olvidando lo importante que son para nosotros y, sin darnos cuenta, esta circunstancia va haciéndonos algo más infelices.

Si te fijas en los anteriores puntos podrás ver que al final hay dos variables en juego que no siempre tenemos claras: la Importancia y la Urgencia:

• Importancia. En un sistema de Gestión del Tiempo clásico es la variable de eficiencia la que define si una actividad contribuye mucho o poco a la consecución de nuestros retos personales y profesionales. Pero esta definición se queda corta si ampliamos el marco de la Gestión del Tiempo a la Gestión de la Vida. El marco clásico se centra solo en las actividades que se tienen que conseguir y deja fuera todas aquellas que son importantes para nuestra felicidad o vida, que se comentan en el Capítulo 2 del libro y deberemos apuntarla como Tarea (salvo que dure más de dos horas).

En la definición de Importancia también tenemos que añadir aquellas actividades que contribuyen a nuestra felicidad y que nos permiten disfrutar de la vida como:

pasar tiempo con nuestras familias, ir al teatro, salir con amigos, leer un libro, etc.

Las personas no suelen darle importancia porque suelen carecer de la variable Urgencia (no necesitan hacerse un día a una hora), y porque también suelen carecer del sentido de eficiencia, ya que con ellas no conseguimos ningún objetivo o no tenemos ningún beneficio salvo el simple hecho de disfrutarlas (¡que ya es en sí un gran beneficio!).

Muchos autores muestran muy poco este segundo componente de la Importancia, por eso, hay mucha gente que, a pesar de gestionar bien su tiempo, no gestiona bien su vida, porque deja de lado lo que les hace felices.  Urgencia.Es la variable tiempo. La Urgencia la establece la necesidad de que la Tarea tenga que ser realizada antes de una determinada fecha o no. Cuanto más cerca esté la fecha límite y más tiempo requiera la tarea en hacerse, mayor será la Urgencia

En la definición de Importancia también tenemos que añadir aquellas actividades que contribuyen a nuestra felicidad y que nos permiten disfrutar de la vida como: pasar tiempo con nuestras familias, ir al teatro, salir con amigos, leer un libro, etc.

Si pintamos estas dos variables en un gráfico, donde en el eje horizontal ponemos la Urgencia y en el eje vertical, el nivel de Importancia, obtendremos la matriz de priorización, que está dividida en cuatro cuadrantes:

Esta matriz nos permite definir la prioridad de algo y nos puede ayudar a entender cómo estamos gestionando el tiempo si analizamos lo que hemos hecho en las últimas semanas o meses.

Esta matriz está dividida según el nivel de Urgencia e Importancia:

• Estrés (Urgente e Importante). Tenemos que hacer las cosas de este cuadrante lo primero y no podemos dejarlas o planificarlas para más adelante, porque se han de hacer pronto (Urgencia) y depende mucho de ellas (Importante). Tenemos que evitar que las tareas entren en este cuadrante mediante la planificación, la implacabilidad en la aplicación del método Evoluziona® o método del coche y saber decir NO.

Tener frecuentemente muchas actividades en este cuadrante es un síntoma claro de que no estamos gestionando bien el tiempo y de que no lo estamos planificando correctamente, ya que estamos permitiendo que tareas importantes se tengan que hacer en el último momento, con el riesgo que ello conlleva, y estamos permitiendo que las circunstancias pasen a dominarnos y no nosotros a ellas.

Nota: si nuestras circunstancias externas son de crisis real (cambios fuertes y rápidos de los que dependen muchas cosas importantes), aparecerán de forma natural demasiadas cosas de tipo Estrés sin que podamos hacer nada. Para evitar vivir con un nivel exagerado de estrés en estas circunstancias, pondremos más atención a lo más importante, aceptaremos que solo podremos solucionar unas pocas cosas a la vez, por tanto, otras se caerán, ya que en momentos de crisis real es imposible atender a todos los frentes.

• Fluidez. (No Urgente, Importante). Es el cuadrante más importante ya que estará repleto de las cosas que nos acercan a nuestros objetivos o hacia nuestra felicidad.

Cuanto más estemos en este cuadrante, todo fluirá con más facilidad y la vida parecerá que nos conduce en el camino hacia nuestros objetivos.

Una de las cosas que tendremos que hacer para permanecer en él es tener muy claro nuestros objetivos (foco) y aplicar en cada uno las recomendaciones que se dan para vaciarlos.

• Rapidez e Implacabilidad. (Urgente y No Importante). Estas Tareas no son Importantes, pero son Urgentes, por tanto, deberíamos invertir el menor tiempo posible en ellas ya que, al no ser Importantes, lo prioritario es terminarlas y no hacerlas con gran calidad. Suele ser bueno hacerlas entre Tareas importantes, de forma que podemos descansar un poco, ya que al no ser trascendentales no requerirán de tanta atención.

Según vayamos avanzando en nuestro dominio del método Evoluziona®, comenzaremos a tomar la decisión de no hacer muchas de ellas, ya que no son importantes para nosotros (aunque lo sean para otros); eso sí, teniendo claras las consecuencias que podría traer no realizarlas.

Muchas de estas Tareas suelen originarse porque hemos adquirido compromisos con gente o con nosotros y no hemos sabido decir que NO.

Tenemos que ser implacables en la aplicación del método para no salirnos del camino que nos hemos trazado, es decir, debemos ser inflexibles a la hora de adquirir compromisos (externos y propios) y decir que NO a todas aquellas cosas que no nos llevan a nuestros objetivos personales o profesionales, o que simplemente no tenemos la obligación real de hacerlas.

• Olvido. (No Urgente, No importante). Como no son Urgentes ni Importantes nos tenemos que olvidar de ellas y asumir que no vamos a hacerlas. A muchos de nosotros nos cuesta dejar de hacer cosas que pensamos que deberíamos hacer, pero tenemos que aprender a dejar caer cosas, porque disponemos de un tiempo y una energía limitados que deben ser usados en las cosas importantes y no distraernos en cosas de poca relevancia.

Debemos hacer hueco para lo que es importante, para ello hay que vaciar con cabeza la Agenda de compromisos y cosas y, por tanto, dejar de hacer las Tareas Olvido (No Urgentes y No Importantes). Así que no tengas remordimientos, acepta que solo llegas a unas pocas cosas, por tanto, habrá muchas cosas que tendrás que dejar de hacer.

 Sin ningún tipo de arrepentimiento, toma la responsabilidad de elegir tú qué dejas de hacer porque, de lo contrario, la inercia del día decidirá por ti y, seguramente, se caerán las cosas Importantes y No Urgentes (cuadrante Fluidez).

La matriz de priorización no tenemos que dibujarla cada vez que prioricemos o no surja una Tarea o actividad, pero sí tenemos que tenerla en cuenta a la hora de priorizar, con la práctica lo haremos de forma intuitiva. Al principio, cuando llegue algo nuevo a nuestra Agenda, procuraremos ubicar esa Tarea o cita en esta matriz, así poco a poco nos iremos acostumbrando a hacerlo hasta que lo hagamos de forma instintiva.

Por último, debemos tener en cuenta que cualquier cosa que nos guste hacer o que queramos alcanzar está compitiendo por nuestro tiempo limitado, por tanto, hay muchas cosas a las que es imposible llegar. Por esto mismo, es muy importante que aprendamos a priorizar teniendo clara la matriz de priorización, tomemos el control de nuestro día y no dejemos que las circunstancias decidan qué se hace y qué se deja de hacer.

La teoría es fácil, pero lo complicado ahora es ejecutarlo, por luego seguiremos hablando de ello en la sección de priorización

Principales causas por las que no encontramos hueco en nuestro Calendario para cosas Importantes

Tras ver la matriz de priorización, ya estás en disposición de comprender las principales causas por las que muchas personas no encuentran hueco en sus Calendarios para determinadas cosas que les gustaría hacer o que son importantes.

El objetivo de este apartado es invitarte a que hagas autocrítica y puedas descubrir qué te está apartando de tus objetivos y tus motivaciones vitales. No te preocupes si algunas cosas no las trato en profundidad, ahora es solo momento de que veas las cosas en conjunto, luego, las trabajaremos en detalle.

Las principales causas que nos impiden sacar hueco para las cosas importantes son las siguientes:

• Falta de organización y metodología. La falta de planificación y de priorización derivadas de no llevar una metodología de Gestión del Tiempo (y de la vida) o de usar una ineficiente, es la que nos lleva a la falta de control de nuestra Agenda (Tareas y Calendario) y, probablemente, sea el motivo por el que estás leyendo este libro, porque no tienes tiempo.
• No nos conocemos en profundidad y, por lo tanto, no podemos saber qué es lo realmente importante para nosotros. Al no conocernos bien no sabemos cuáles son las claves para alcanzar nuestra felicidad y nos dejamos influir demasiado por el entorno. Por eso es primordial que hagas los ejercicios del Capítulo 2 del libro, para que te ayude a descubrir qué te motiva y qué quieres alcanzar, para así poder trazar tu propio plan de acción.[LA2] 
• No somos conscientes de la importancia intrínseca que determinadas cosas tienen para nosotros porque son cosas que no tienen que ser alcanzadas, no necesitan un momento específico para realizarse o no tienen un beneficio directo a corto plazo más que, a lo mejor, el propio de disfrutarlas. Por eso es fundamental, una vez tengas identificado lo que quieres hacer en tu vida, que lo priorices, no solo desde el punto de vista de llegar a tus objetivos (eficiencia), sino también desde el punto de vista personal, atendiendo a tus sentimientos y motivaciones para, de esta forma, ser feliz (Capítulo 2 del libro).
• Queremos hacer demasiadas cosas y esto es consecuencia de que no hemos aceptado que el tiempo es finito y da para lo que da, así como no aceptamos que también tenemos grandes limitaciones. Nos gustaría hacer muchas cosas a nivel profesional (muchos proyectos, aprender de cosas) y personal (estar con la familia, tener nuestros hobbies, hacer deporte, salir con amigos, etc.). Es decir, nos encantaría tener una vida perfecta, donde encontremos equilibrio en todos los pilares de la vida (Capitulo 2 del libro) y, para colmo, nos frustramos por no lograrlo. Bueno, pues aquí te he de decir que somos humanos y no somos superhombres, por tanto, no podemos con todo. Somos seres imperfectos, con vidas imperfectas y tenemos que aprender a aceptar que el tiempo da para lo que da, que damos para lo que damos. Entonces, estamos obligados a dejar de hacer muchas cosas para tener tiempo realmente para lo importante, lo que nos acerca a nuestros objetivos y lo que nos produce felicidad
• Dejamos el control de nuestra vida a la inercia del día a día y no tomamos el control.
  • Hacemos demasiadas cosas y no sabemos dejar de hacer otras (Tareas Olvido), en cambio, permitimos que el día a día nos coma y sea él el que decida qué cosas hacemos y a qué cosas no llegamos.
  • Dejamos que las urgencias conduzcan nuestra vida. Hacemos muchas cosas porque parecen Urgentes o le hemos dado esa categoría cuando realmente no lo son.
• Dejamos que otros controlen nuestro calendario según sus objetivos y no priorizamos los nuestros. Permitimos que otros decidan sobre nuestro tiempo (jefes, pareja, amigos) porque no tenemos nuestros objetivos claros y, en especial, porque no sabemos decir que NO, como profundizaremos en el Capítulo 7.
• Mala ejecución de nuestro plan de vida. Tras tomamos tiempo para pensar sobre nosotros, conocernos y planificar nuestra vida, tendremos que proceder a ejecutarlo y eso es más complicado de lo que parece, porque nadie nos ha explicado cómo se pasa de una planificación de vida a una planificación de nuestro día a día, como veremos en el último capítulo. Además, tendremos que ser implacables con el método Evoluziona® o método del coche para que realmente tengamos nosotros el control del tiempo.

Planificación: llevar la matriz de priorización a la Agenda en la gestión del tiempo

Acabamos de ver la matriz de priorización Evoluziona® y cómo, debido a no tenerla totalmente presente junto a nuestras prioridades de vida, nos lleva a no tener tiempo para las cosas que nos gustaría hacer. En este apartado comenzaremos a ver cómo sacar hueco para esas cosas Importantes y evitar que el estrés gobierne nuestro día a día.

Lo primero que tenemos que hacer es evitar en todo momento que haya tareas o cosas que lleguen al cuadrante Estrés, ya que, si esto pasa con frecuencia, estaremos gobernados por la urgencia y dejaremos de tener el control de nuestro tiempo, pasando a ser sujeto pasivo en vez de sujeto activo que controla sus acciones.

Para conseguir tener el control de nuestro día a día, tenemos que trabajar con todas las Tareas del cuadrante Fluidez (Importantes y NO Urgentes) con antelación, para ir avanzando de forma que las fechas límite que nos hayamos marcado no se acerquen demasiado, haciendo que o bien se conviertan en Tareas Estrés o bien tengamos que renunciar a esa actividad por no dar tiempo o añadir demasiada presión a nuestra Agenda. 

También tenemos que intentar desprendernos de todas las Tareas del cuadrante Olvido (No Importantes y No Urgentes) y de la mayor parte de las del cuadrante Rapidez (Urgentes y No Importantes), a ser posible antes de que cojamos el compromiso, aprendiendo a decir que NO asertivamente, tanto a los demás como a nosotros. Por último, las Tareas Rapidez tenemos que hacerlas lo más rápido posible, para liberar tiempo para las tareas del cuadrante Fluidez, ignorando la calidad de las mismas, pues no son importantes.

Para asegurarse de que las Tareas o actividades importantes que requieren más de una hora las ejecutemos, lo que haremos es apuntarlas en el Calendario como si tuviéramos una reunión con alguien (que es con nosotros mismos). La bloqueamos en el Calendario a pesar de que esa actividad pudiéramos hacerla en cualquier momento, ya que de esta forma nos aseguraremos de que tiene hueco y ese día a esa hora quedará hecha o avanzada. En este punto, es importante que seamos con nosotros igual de serios que lo somos ante otros y cumplamos que ese hueco es para esa actividad, ya que es muy fácil terminar usándolos para otras cosas. Tenemos que ser rígidos e inflexibles, de igual forma que mantendríamos el compromiso de acudir a una reunión o a una cita con el médico.

Si las tareas importantes duran menos de una hora, las apuntaremos en el listado de Tareas (más adelante hablaré de ellas) como Tarea Importante y definiremos el día que la vamos a hacer en función de la disponibilidad, energías y recursos que estimemos necesarios.

En esta categoría de Tareas Importantes que van al Calendario o al listado de Tareas, tenemos que considerar también las Tareas Vitales, para las que nunca tenemos tiempo pero que son importantes para nosotros como podría ser ir al gimnasio, comer con un amigo o pasar la tarde con nuestros hijos. Tenemos que programar en la Agenda (Calendario y Tareas) todas aquellas cosas que queremos hacer tanto porque nos acercan a nuestros objetivos personales o profesionales, como todas aquellas que nos hacen disfrutar, esta es la forma de recuperar el control y gestionar bien nuestro tiempo.

Para poder sacar tiempo para todo lo que queremos, tenemos que ser flexibles en la percepción de ocupación del tiempo y tenemos que tomarnos nuestro tiempo como algo flexible que podemos usar en cada momento para lo que queramos; no dando por sentado que en determinadas horas solo podemos hacer un tipo de actividad, como podríamos, a priori, pensar en un día laboral de 9am-7pm.

A continuación, vamos a repasar algunas Tareas Importantes que muchas personas suelen descuidar y que continuamente se lamentan de no hacer, para que de esta forma tomemos consciencia de su importancia y, si realmente son importantes para nosotros, en este mismo instante hagamos hueco en la agenda:

• Hacer Deporte. Bloquéate días y horas que podrías hacerlo, no seas ambicioso. No tiene por qué ser todos los días en el mismo horario, ni en horarios convencionales, como veremos más adelante.
• Pasar tiempo con los hijos. No es un tema de cantidad, sino de calidad. Tenemos que bloquear momentos de calidad para nuestros hijos (aunque no sean largos), donde, pase lo que pase, ellos estarán por encima de todo. En mi caso era un punto que no hacía bien cuando estaba casado y que mi divorcio me ayudó a mejorar, ya que me obligó a darme cuenta de la importancia del tiempo de calidad. Por eso ahora prefiero verles algo menos de lo que podría, pero dedicar mi tiempo y mi atención en exclusiva a ellos, aumentando nuestro disfrute mutuo.

Si tienes un trabajo muy demandante o con horarios complicados, probablemente creas que entre semana no puedas sacar tiempo, pero conozco multitud de gente que ha conseguido llegar a acuerdos con sus empresas para poder compatibilizar la vida familiar con el trabajo. Lo que han hecho es modificar horarios y, en muchos casos, han pactado con sus jefes salir algún día antes para recoger a los niños del colegio, pasan unas horas con ellos y luego se conectan desde casa hasta bien entrada la noche. Lo mismo en tu empresa no te dejan, ¿pero acaso lo has intentado?, ¿no quiere toda organización que sus empleados sean felices o más productivos? Si demuestras que serás más productivo, probablemente conseguirás flexibilizar tu horario laboral y sacar huecos para cosas que antes no podías por tema de horarios y energías.

• Pasar tiempo con la pareja. Las relaciones de pareja hay que cultivarlas y, por mucho que tengamos que hacer, tenemos que buscar tiempo tanto para nosotros como para cultivar la pareja, ya que si no lo hacemos corremos el gran riesgo de que la relación se marchite. Hay que buscar huecos para estar a solas con la pareja y si tenemos hijos tampoco tenemos que ponernos excusas, ya que ellos no estarán mal unas horas con terceros (familia, au pairs, amigos) aunque sean pequeños, y los beneficios serán grandes, aportando mayor felicidad a la pareja y, en consecuencia, también mayor felicidad para los niños.
• Ver a amigos y familia. Los desayunos y comidas son buenos momentos para poder pasar tiempo con alguien querido sin que afecte a nuestra programación semanal.
• El hobby que te gusta hacer. Esta es una de las actividades que suele caer en el olvido porque compite con dos que tienen mucho peso, que son el trabajo y la familia. Para sacar tiempo para nuestro hobby, es importante hablarlo con nuestro entorno (incluso profesional), explicar la importancia que tiene (disfrute, desconexión, realización personal) y cerrar algún hueco cada semana para hacerlo. Lógicamente, también tendremos que dejar al resto de personas que tengan sus momentos para lo que les gusta hacer y en esos momentos hacernos cargo de todo para que puedan disfrutar de esos momentos sin ninguna preocupación.
• Otros ejemplos de tareas importantes que podrían necesitar un hueco en el Calendario podrían ser: aprender un idioma, aprender un instrumento, leer, cultivar la espiritualidad, hacer voluntariado, etc.

En mi caso introduzco cualquier cosa importante en mi Calendario y juego en plazos de 1 o 2 semanas, de forma que siempre tengo hueco para todo, aunque esa semana me toque viajar 3-4 días por temas laborales. También aprovecho a hacer cosas a deshoras como ir a yoga a las 7 de la mañana, meditar todos los días que no voy a yoga de 7-8 am, tocar la guitarra a mediodía o ir un día por semana a buscar a mis hijos al colegio.

Te aseguro que si nos acostumbramos a planificar en una escala de tiempo suficientemente grande (de 1 semana a 4 semanas) podemos gestionar nuestro tiempo y hacer todo lo que queramos sin excepción. Es posible que tardemos más o menos en poder hacer hueco a algo y que tengamos que sacrificar cosas para poder hacerlo, pero siempre hay tiempo para lo que realmente deseamos hacer, ya que somos el único dueño de nuestro tiempo, somos lo más importante de nuestra vida y, simplemente, nos falta tomar el control y dejar de llevarnos por la inercia del día a día.

Buenas prácticas a la hora de apuntar citas en el calendario y gestionar bien el tiempo

A lo largo del Capítulo hemos aprendido a usar el Calendario y a no rellenarlo por los huecos disponibles, sino a organizarlo en función de nuestras propias prioridades, así como por la urgencia que puedan tener.

Para terminar de cerrar el apartado del Calendario quiero compartir algunas buenas prácticas, así como avanzar en las posibles opciones avanzadas que tienen estos programas.

• Sincronización entre dispositivos. La sincronización es posible entre todos los dispositivos, aunque sorprendentemente mucha gente no la hace. Sincronizar un teléfono (Android o iPhone) con un ordenador (Windows o iMac) es posible ayudándonos con Google Calendar. La podemos hacer a través de la cuenta de Gmail que lleva incluida un Calendario y gestor de Contactos. Esta cuenta la añadiremos en todos los dispositivos y todo quedará sincronizado. Para más información buscar en internet: “Sincronizar Google con X”, donde X es el dispositivo que quieres sincronizar. El sistema es sencillo salvo la sincronización con Outlook, ya que parece que Microsoft sigue quedándose atrás en interconectividad y actualmente solo permite la visualización de calendarios en la nube, pero no sincronización, configurando el calendario de Gmail como iCal (Calendario de internet). Hoy en día, para sincronizar Google Calendar con Outlook tendremos que instalar un programa que la haga. Hay muchos programas de sincronización entre Google Calendar y Outlook en el mercado y van cambiando continuamente (gratuitos y de pago), así que te recomiendo que hagas una pequeña búsqueda para ver el que más se adapta a tus necesidades. Si te sirve de guía, yo llevo usando años sin problemas Outlook4Gmail.

Si usamos iPhone y iMac, lo tenemos más fácil, ya que Apple lo tiene muy bien resuelto porque se hace de forma automática a través de iCloud, pero tiene la desventaja de que estamos atados a una marca, cosa que personalmente no me gusta.

• Apuntar en el Calendario todo lo que lleve más de una hora. En el Calendario debe estar todo lo importante que lleve más de una hora, aunque no tenga fecha para hacerse, sea una cosa de ocio o que simplemente queramos hacer. De esta forma nos aseguraremos de que realmente la hacemos.
• Dejar huecos para las cosas Importantes y No Urgentes, así como para las cosas que nos motivan. Como he comentado antes, todo lo que queramos hacer tenemos que meterlo en la Agenda y bloquear tiempo para ello, aunque aparentemente no sea importante, no tenga urgencia, o sea, simplemente, algo que hacemos por el placer de hacerlo.
• No dejar que se llene todo el Calendario del día. Tenemos que dejar huecos para hacer las Tareas Importantes de menos de una hora que no estarán en el Calendario. Este suele ser un problema de muchos managers de grandes empresas, que tienen los días repletos de reuniones y, luego, no tienen tiempo para responder emails o hacer su trabajo, por lo que terminan haciéndolo al final del día, cuando están cansados y son menos productivos. Si este es tu caso, cada día bloquéate dos horas para sacar este trabajo adelante y procura no dejar que te pongan reuniones en esos momentos. Es bueno que lo comuniques a tu entorno laboral, así ellos directamente respetarán esos momentos o se lo pensarán dos veces para interrumpirte.
• Citas o reuniones con otros. Podemos mejorar en tres áreas:
  • Apuntar en las notas de la cita del Calendario las cosas más importantes de la misma. Dirección donde vamos, nombre de la persona a la que ver y sus datos de contacto por si surge algún imprevisto. Así, cuando surjan (que muchas veces surgen), no tenemos que invertir ni un segundo en buscar esta información porque la tenemos disponible en el teléfono en las notas del Calendario. También apuntaremos la agenda de la reunión para no salirnos de ella.
  • Convocar a la reunión. Actualmente, la mayoría de sistemas de Calendario te permite invitar a personas a las reuniones, haciendo esto nos aseguramos de que en su agenda queda apuntada y no habrá margen de error para que la otra persona lo apunte en otro momento. Aunque te parezca una tontería, los que tenemos muchas reuniones a lo largo de la semana, estos despistes ocurren con cierta frecuencia.
  • Evitar cancelaciones. Para ello es bueno que recordemos a la persona con la que vamos a estar, un par de días antes, que tenemos una cita, recordando el día, hora y lugar, así como elementos que tenga que traer preparados y la agenda de la misma. De esta forma, evitaremos cancelaciones por olvidos o haberlo apuntado mal alguno de los dos. Si tenemos que desplazarnos a ver a alguien, es recomendable que cuando salgamos hacia la reunión le mandemos un WhatsApp o SMS diciendo que vamos de camino y la hora prevista de llegada, de esta forma le estamos avisando para que pueda cerrar todo lo que tenga antes de la reunión y no nos haga esperar cuando hayamos llegado.
• Viajes y desplazamientos.
  • Contar con los tiempos de desplazamiento y los retrasos. Debemos contar con los tiempos de desplazamiento, incluso, apuntaremos en el Calendario como si de una cita se tratase para que lo tengamos presente. Cuando nos desplazamos tenemos que contar que puede haber imprevistos y que muchas veces las reuniones se alargan, perjudicando a las que vienen detrás.

Por este motivo, si tenemos una agenda cargada, tenemos que tener claro de antemano qué reuniones podríamos dejar que se alarguen y cuáles deben terminar a su hora, porque si no, no llegaríamos a algo muy importante. En las que deben terminar a su hora, tenemos que avisar de antemano a las personas con quien estamos reunidos de que no podremos quedarnos ni un minuto más y ponernos una alarma 15 minutos antes de la finalización, para avisar de que se está terminando y tener tiempo suficiente para cerrar la reunión y, si es necesario, tratar algún punto importante que quedase pendiente.

Desde hace tiempo, no llevo reloj y me limito a poner la alarma 15 minutos antes de la finalización prevista de cada reunión, y durante el tiempo de la misma, mi atención está solo en el tema que se esté tratando. Gracias a eso he conseguido eliminar el estrés que me producía estar mirando continuamente el reloj. Si no da tiempo a tratar todo y la reunión ha sido eficiente, es porque había demasiados temas para la misma, por eso, es siempre recomendable empezar por los puntos más importantes. Así no solo gestionas tu tiempo, sino también centras tu atención en la reunión.

• Información sobre el viaje y estancia. Yo acostumbro al final del día a apuntarme una reunión que llamo hotel, donde pongo la información de la reserva (nombre del hotel, dirección, teléfono y localizador). Es muy útil al terminar el día de reuniones, cansado, no tener que pensar ni buscar dónde voy a pasar la noche, de esta forma, voy a tiro hecho.

Opciones Avanzadas de los Calendarios para gestionar bien el tiempo

1. Avisos y recordatorios. Esta opción es muy útil para llegar en hora a las reuniones y poder cerrar con tiempo lo que estemos haciendo previo a la reunión, así podremos revisar la agenda de la reunión. Por defecto, los sistemas suelen establecer 15 min antes del comienzo, aunque realmente lo que tenemos que programar es 15 min antes del momento de salir para la reunión. Este tiempo puede ir desde un minuto si es en el mismo lugar que estamos o unas horas si tenemos que desplazarnos. De esta forma, nos aseguraremos de que salimos en hora y, salvo imprevistos, llegaremos puntuales.
2. Citas Recurrentes. Todos tenemos cosas que ocurren con cierta frecuencia (semanal, mensual o trimestral). Para cumplir siempre estos compromisos, es recomendable usar la opción del Calendario de Citas Recurrentes y programarlas todas de golpe. Hay personas que no las anotan todas y confían en su memoria porque son Tareas Recurrentes, pero corren el riesgo de incluir cosas esos días sin darse cuenta de que pueden suponer un problema para llegar a la Cita Recurrente y, sobre todo, tienen que recordar cada vez que abren el Calendario que tienen esos compromisos, haciendo más cansado y tedioso la gestión del día a día. Si apuntamos todo, sabremos de un solo vistazo que el tiempo único disponible es los huecos que tenemos libres, salvo que decidamos cancelar cosas.
3. Citas de Día Entero. Toda cita o Tarea debe llevar hora de comienzo y de finalización. Las únicas excepciones son aquellas cosas que queramos que resalten el día entero (no cosas que se tengan que hacer). Ejemplos donde lo haremos son:
   1. Cumpleaños
   2. Festividades.
   3. Viajes. Con el objetivo de saber que esos días no puedo hacer las cosas que habitualmente hago por estar fuera de casa o de la oficina.
4. Colores y Categorías. Los sistemas de Calendario permiten asignar colores a cada cita y esto es un muy buen recurso para ayudarnos a ver qué tipo de actividades hacemos en cada momento sin necesidad de mirar cada asunto. De hecho, en muchos sistemas de Agenda en vez de usar directamente Colores usan Categorías, a las cuales se asigna un color. Te recomendaría usar un sistema de Calendario que permita las Categorías, ya que te forzará a ser consistente con la asignación de colores (siempre a un tipo de cosas, un tipo de color). También ofrece la posibilidad de hacer búsquedas o filtrados por Categoría que para personas que tengan que reportar su tipo de actividad les podría resultar útil.
5. Disponibilidad. Esta es una opción que traen bastantes Calendarios que definen el estado de disponibilidad que tenemos con esa cita:
   1. Ocupado.
   2. Disponible.
   3. Provisional.
   4. Fuera de la oficina.

Estos estados pueden tener sentido en Calendarios compartidos para que el resto del equipo pueda ver si estamos en la oficina y si podrían molestarnos.

Yo personalmente no los uso porque es otra variable más que me aporta poco valor, salvo las reuniones provisionales. Para las reuniones que no están confirmadas o estoy pendiente de confirmación, lo que hago es no asignarles una categoría, por lo que me salen en color diferente al resto, y les pongo un interrogante en el asunto, para que de forma fácil no solo vea que es provisional y le falta confirmación por color, sino que hay un interrogante que me recuerda: falta algo para cerrar ese día a esa hora.

• Invitar a otros y Calendarios Compartidos. Son Calendarios a los que otras personas pueden acceder y ver nuestra disponibilidad y plantearnos reuniones sin necesidad de llamarnos. De ellos solo quiero comentar que si en la empresa donde trabajamos nos obligan a usar uno, tendremos que elegir entre poner las actividades personales en el calendario de la oficina, clicando la opción de actividades privadas, o añadir a nuestros dispositivos otro Calendario Personal para poder apuntar nuestras cosas y ver todo en un mismo sitio. Si optamos por el segundo método, el cual te recomiendo por privacidad y para que nadie te pueda cuestionar sobre la dedicación a tus temas personales, tendrás que bloquear en el Calendario Profesional las tareas personales que estén en horario laboral como ir al médico, ir a la tutoría de tu hijo o hacer algún recado.

---

Si quieres saber más sobre la gestión del tiempo que el contenido de la web y si te interesa la gestión de tu vida, que significa sacar tiempo para las cosas importantes que son las que te hacen disfrutar, te motivan y te hacen felices, como puede ser la familia, los amigos, un hobby, ir al gym, etc; te re comiendo que compres en Amazon mi libro “Recupera tu vida. Gestiona tu tiempo y tu energía” en el siguiente link https://tinyurl.com/pf8up8db

Si no lo haces te pierdes:

• Partes de cada sección de la web
• Cómo gestionar la vida
• Cómo alcanzar nuestras metas y objetivos de la vida
• Capítulo 2, el conductor. Marcar el rumbo de nuestra vida. Cómo descubrir nuestras motivaciones, cómo descubrir lo que es importante para nosotros en la vida, cómo hacer que tengamos tiempo para las cosas que nos importan y cómo podemos ser más felices.
• Capítulo 6. La gasolina y el motor. Cómo gestionar ya no nuestro tiempo, sino algo más importante, nuestra energía y nuestra atención.
• Capítulo 8. El camino, revisar nuestro rumbo y adaptarse a los imprevistos. Revisiones periódicas de nuestro tiempo y de nuestra vida.
• Capítulo 9. La meta. Cómo pasar de la gestión de la vida y ser felices a la gestión del tiempo y resumen del método.

¿Quieres además de gestionar tu tiempo ser feliz?. ¡No dudes en comprarlo!

–